Định biên nhân sự là gì? Các bước xây dựng kế hoạch định biên nhân sự

Với bất kỳ một công ty nào, việc theo dõi, lập kế hoạch định biên nhân sự chính là một bước vô cùng quan trọng không thể bỏ qua để hoạch định nguồn lực, cũng như thực hiện các chính sách tuyển dụng. Vậy, định biên nhân sự là gì? Xây dựng kế hoạch định biên nhân sự như thế nào? Hãy cùng Acabiz khám phá câu trả lời trong bài viết dưới đây.

Định biên nhân sự là gì?

>> E-learning là gì? Ưu và nhược điểm của E-learning

>> Làm việc tại nhà hiệu quả trong mùa dịch

Với những ai đã đi làm chắn hẳn đã từng được nghe qua về thuật ngữ này. Khái niệm định biên nhân sự thường được sử dụng cho nhiều khối ngành kinh tế kế hoạch và nhà nước. Định biên nhân sự có thể hiểu là việc xác định một số lượng con người với những điều kiện phù hợp cả về phẩm chất cá nhân và tri thức, để có thể đáp ứng được khối lượng công việc cho từng vị trí cụ thể trong thời gian tới.

Định biên nhân sự là việc xác định một số lượng con người với những điều kiện phù hợp

Các bước xây dựng kế hoạch định biên nhân sự

Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực

Để dự báo nhu cầu nguồn nhân lực cho công ty/doanh nghiệp một cách chính xác, bạn cần phải nắm rõ trong tương lai mục tiêu muốn đạt được, những hoạt động cần phải thực hiện, các sản phẩm/dịch vụ sản xuất, quy mô sản xuất như thế nào?

Khi đã hiểu và nắm vững những thông tin này, bạn sẽ dễ dàng xác định được nhu cầu nhân lực của công ty/doanh nghiệp, cụ thể như sau:

• Thời gian: Khi nào cần?
• Chất lượng: Những kỹ năng và phẩm chất cần thiết là gì?
• Số lượng: Bao nhiêu nhân viên cho từng vị trí công việc?

Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Phân tích thực trạng nguồn nhân lực sẽ giúp xác định những ưu và nhược điểm nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp. Trong quá trình phân tích, bạn cần căn cứ vào các yếu tố sau:

Yếu tố phân tích về mặt hệ thống:

• Số lượng, cơ cấu, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, năng lực và thái độ làm việc, cũng như các phẩm chất cá nhân.
• Cơ cấu tổ chức bao gồm các loại hình hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ công việc trong cơ cấu.
• Các chính sách quản lý nguồn nhân lực như: tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ thuật...

Yếu tố phân tích về quá trình:

• Mức độ hấp dẫn của công việc đối với nhân viên.
• Sự hài lòng của nhân viên đối với công việc.
• Môi trường văn hóa của doanh nghiệp.
• Phong cách quản lý.
• Tính rõ ràng, cụ thể đối với các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.
• Những khó khăn hoặc các tồn tại của doanh nghiệp.
• Việc cải tiến các hoạt động quản trị nguồn nhân lực đối với doanh nghiệp.

Phân tích thực trạng nguồn nhân lực sẽ giúp xác định những ưu và nhược điểm nguồn nhân lực hiện tại

Bước 3: Quyết định tăng hoặc cắt giảm nhân lực

Trong các bước định biên nhân sự, bạn cần so sánh nhu cầu nhân lực với thực trạng nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Việc này sẽ giúp bạn xác định được nguồn nhân lực đang thừa hoặc thiếu hụt so với nhu cầu của công ty/doanh nghiệp. Sau đó, hãy áp dụng việc lựa chọn các giải pháp để khắc phục tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt nguồn nhân lực.

Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện

Để lập kế hoạch thực hiện được hoàn hảo, bạn cần phải chú ý đến những nội dung sau:

• Kế hoạch tuyển dụng nhân viên.
• Kế hoạch bố trí lại cơ cấu tổ chức
• Kế hoạch đề bạt và thuyên chuyển nhân viên.
• Kế hoạch tinh giảm lao động dư thừa.

Bước 5: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch

Việc đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch sẽ giúp bạn xác định được những sai lệch giữa mục tiêu đã vạch ra với quá trình thực hiện kế hoạch. Đồng thời, phân tích các nguyên nhân đã dẫn đến những sai lệch đó.

Từ đó, đề ra các giải pháp điều chỉnh sai lệch và các biện pháp hoàn thiện. Sau khi đã hoạch định nguồn nhân lực cần thiết cho tương lai, công ty/doanh nghiệp cần phải tìm kiếm nguồn nhân lực này để đảm bảo được nguồn nhân lực sẵn có khi cần.

Nguyên tắc định biên nhân sự

Nguyên tắc 1: Về tỷ lệ tương quan

• Tỷ lệ tăng/giảm so với năm trước tương ứng với tỷ lệ tăng/giảm của doanh thu.
• Sự tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp (kinh doanh và sản xuất) với vị trí gián tiếp.
• Sự tương quan giữa ngân sách cho các nhóm quản lý và nhân viên, gián tiếp và trực tiếp.

Có 3 nguyên tắc định biên nhân sự mà bạn cần nắm vững

Nguyên tắc 2: Về định mức lao động

• Theo khối lượng sẽ được áp dụng cho công việc gắn với sản xuất hoặc dịch vụ, tăng lên tương ứng với mức độ thành thạo của người thực hiện.
• Theo thông lệ thao tác nghề nghiệp.
• Theo hệ chỉ tiêu hiệu suất thường được áp dụng cho khối kinh doanh.
• Theo đối tượng được phục vụ áp dụng cho khối gián tiếp.

Nguyên tắc 3: Về tần suất và thời lượng

Khi định biên nhân sự, sẽ áp dụng nguyên tắc về tần suất và thời lượng dựa theo cơ cấu chức danh, tần suất cũng như thời gian thực hiện nhiệm vụ. Bối cảnh thường được áp dụng cho khối gián tiếp và có thông lệ tham khảo được giữa các doanh nghiệp.

Như vậy, chúng tôi đã gửi đến quý bạn đọc những thông tin quan trọng về định biên nhân sự. Mong rằng, sau khi đọc xong bài viết này, bạn sẽ “bỏ túi” được những thông tin hữu ích về việc hoạch định và học quản lý nhân sự của mình.