Đầy đủ các bước xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc xác định hành vi mong muốn và đạo đức làm việc. Tuy nhiên, việc tạo ra một bộ quy tắc hiệu quả không phải lúc nào cũng dễ dàng. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn qua từng bước cần thiết để xây dựng một bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp, từ việc xác định giá trị cốt lõi đến việc triển khai và duy trì các quy tắc này.

1.Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp là gì?

Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp, còn được gọi là Bộ quy tắc Đạo đức Kinh doanh, là một tập hợp các nguyên tắc và hướng dẫn đạo đức được thiết kế để hỗ trợ nhân viên và quản lý trong việc đưa ra quyết định hàng ngày. Nó là một công cụ quan trọng để giúp nhân viên hiểu được gì là đúng, gì là sai và làm thế nào để xử lý các tình huống đạo đức phức tạp.

Một Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp thường bao gồm các phần sau:

Tầm nhìn và Giá trị cốt lõi: Phần này sẽ giới thiệu về sứ mệnh, tầm nhìn và các giá trị cốt lõi của công ty, định hình văn hóa và phong cách làm việc của doanh nghiệp.

Quy tắc ứng xử: Phần này liệt kê cụ thể các quy tắc mà nhân viên cần tuân theo trong khi làm việc, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc tuân thủ luật pháp, không nhận hoặc đưa hối lộ, không lạm dụng thông tin nội bộ, bảo vệ tài sản của công ty, vv.

Nguyên tắc quyết định đạo đức: Một phần giúp nhân viên đưa ra quyết định đạo đức trong các tình huống phức tạp mà không có hướng dẫn cụ thể từ bộ quy tắc.

Hướng dẫn liên quan đến các vấn đề đặc biệt: Các vấn đề đặc biệt như quan hệ với khách hàng, cạnh tranh công bằng, bảo vệ thông tin cá nhân, sự đa dạng và bình đẳng, môi trường làm việc an toàn, vv.

Quy trình khiếu nại và báo cáo: Hướng dẫn chi tiết về cách báo cáo vi phạm quy tắc ứng xử, và đảm bảo rằng nhân viên không sẽ bị trả thù khi báo cáo hành vi sai trái.

Sự tuân thủ và hậu quả của việc vi phạm: Phần này nêu rõ về việc công ty sẽ thực hiện việc kiểm tra tuân thủ quy tắc đạo đức và hậu quả khi vi phạm các quy tắc này.

Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp phải được truyền đạt rõ ràng và mạnh mẽ đến tất cả nhân viên, và công ty nên tạo ra một môi trường làm việc khuyến khích mọi người tuân thủ và đưa ra báo cáo khi họ thấy có vi phạm.

2. Các bước để xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

Để xây dựng một bộ quy tắc ứng xử hiệu quả trong doanh nghiệp, bạn có thể theo dõi các bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu: Bước đầu tiên là xác định mục tiêu của bộ quy tắc. Điều này có thể bao gồm việc tạo ra một môi trường làm việc đạo đức, bảo vệ tài sản công ty, hoặc tuân thủ các yêu cầu pháp lý.

Bước 2: Xác định giá trị cốt lõi: Xác định những gì doanh nghiệp của bạn coi trọng nhất, và làm thế nào những giá trị này có thể được phản ánh trong hành vi của nhân viên.

Bước 3: Thu thập đầu vào từ các bên liên quan: Hãy chắc chắn rằng bạn thu thập ý kiến từ tất cả các bên liên quan, bao gồm nhân viên, quản lý, và các bên liên quan khác. Điều này giúp đảm bảo rằng bộ quy tắc đáp ứng nhu cầu và quan tâm của tất cả mọi người.

Bước 4: Xây dựng bộ quy tắc: Dựa trên mục tiêu, giá trị cốt lõi và đầu vào từ các bên liên quan, xây dựng bộ quy tắc. Đảm bảo rằng nó rõ ràng, dễ hiểu, và phản ánh thực tế của môi trường làm việc.

Bước 5: Xem xét và phê duyệt: Một khi bộ quy tắc đã được xây dựng, nó cần được xem xét và phê duyệt bởi các cấp quản lý và lãnh đạo của công ty.

Bước 6: Triển khai và giáo dục: Sau khi bộ quy tắc được phê duyệt, triển khai nó cho toàn bộ tổ chức và đảm bảo rằng mọi người đều được giáo dục về nó.

Bước 7: Kiểm tra và duy trì: Theo thời gian, tiếp tục kiểm tra việc tuân thủ bộ quy tắc và cập nhật nó khi cần. Các tình huống thực tế có thể yêu cầu các điều chỉnh đối với bộ quy tắc, vì vậy việc duy trì và cập nhật là quan trọng.

Bước 8: Xử lý vi phạm: Nếu có vi phạm bộ quy tắc, hãy xử lý nó một cách công bằng và nhanh chóng. Điều này không chỉ giúp bảo vệ công ty và nhân viên, mà còn khẳng định rằng công ty nghiêm túc với việc tuân thủ bộ quy tắc.

Việc xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp là một quá trình liên tục. Hãy chắc chắn rằng bạn tiếp tục duy trì và cập nhật bộ quy tắc để nó phản ánh tình hình hiện tại và nhu cầu của công ty và nhân viên.

3. Nguyên tắc khi xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

Khi xây dựng một bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp, có một số nguyên tắc quan trọng cần được tuân theo:

- Rõ ràng và dễ hiểu: Bộ quy tắc cần phải dễ hiểu cho mọi người trong tổ chức. Nó cần phải được viết bằng ngôn ngữ mà mọi nhân viên đều có thể hiểu và áp dụng.

- Thực tế và ứng dụng được: Bộ quy tắc không chỉ nên phản ánh giá trị cốt lõi của công ty, mà còn cần phản ánh những tình huống thực tế mà nhân viên có thể gặp phải trong công việc hàng ngày.

- Đầy đủ và toàn diện: Bộ quy tắc cần phải bao gồm tất cả các khía cạnh đạo đức và hành vi cần được tuân thủ bởi nhân viên. Điều này bao gồm không chỉ việc tuân thủ luật pháp, mà còn việc tôn trọng quyền của người khác, chống phân biệt đối xử, và bảo vệ tài sản của công ty.

- Hỗ trợ và giáo dục: Bộ quy tắc không chỉ là một công cụ để giám sát hành vi, mà còn là một phương tiện để giáo dục nhân viên về những gì công ty mong đợi từ họ. Điều này đòi hỏi công ty cung cấp đủ nguồn lực và hỗ trợ để nhân viên có thể hiểu và tuân thủ bộ quy tắc.

- Xử lý vi phạm một cách công bằng: Nếu một vi phạm xảy ra, công ty cần có quy trình rõ ràng và công bằng để xử lý nó. Nhân viên cần biết rằng họ sẽ không bị trả thù nếu báo cáo vi phạm, và rằng mọi vi phạm sẽ được xử lý một cách nghiêm túc.

- Thường xuyên cập nhật: Bộ quy tắc nên được xem xét và cập nhật thường xuyên để phản ánh thay đổi trong luật lệ, ngành công nghiệp, và công ty.

- Cam kết từ lãnh đạo: Để bộ quy tắc được tuân thủ, lãnh đạo cần phải thể hiện sự cam kết đối với nó và đặt mình làm gương cho người khác.

4. Những nội dung cần có trong bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

Một bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp thường bao gồm các nội dung sau:

A. Giới thiệu: Phần giới thiệu giải thích mục đích của bộ quy tắc và tầm quan trọng của việc tuân thủ nó.

B. Giá trị cốt lõi và tầm nhìn của doanh nghiệp: Đây là nơi bạn mô tả giá trị cốt lõi của công ty và tầm nhìn chiến lược. Các giá trị này sẽ hình thành nền tảng cho các quy tắc cụ thể trong bộ quy tắc ứng xử.

C. Quy tắc cụ thể: Đây là phần chính của bộ quy tắc, trong đó bạn liệt kê các quy tắc cụ thể mà nhân viên cần tuân thủ. Điều này có thể bao gồm các quy định về hành vi đạo đức, tuân thủ pháp luật, bảo vệ tài sản công ty, không nhận hoặc đưa hối lộ, quy tắc về bảo mật và sở hữu trí tuệ, vv.

D. Hướng dẫn về các tình huống đạo đức phức tạp: Cung cấp các ví dụ về tình huống đạo đức mà nhân viên có thể gặp phải, cùng với hướng dẫn về cách xử lý những tình huống đó.

E. Nguyên tắc trong việc xử lý các vấn đề đặc biệt: Các vấn đề đặc biệt có thể bao gồm quan hệ với khách hàng, cạnh tranh công bằng, quản lý rủi ro, đa dạng và bình đẳng, môi trường làm việc an toàn, vv.

F. Quy trình khiếu nại và báo cáo: Phần này cung cấp hướng dẫn về cách báo cáo vi phạm quy tắc ứng xử, và đảm bảo rằng nhân viên không sẽ bị trả thù khi báo cáo hành vi sai trái.

G. Hậu quả vi phạm quy tắc: Phần này cần xác định rõ ràng về hậu quả nếu vi phạm các quy tắc. Có thể bao gồm việc kỷ luật nhân viên, bao gồm cả việc sa thải.

H. Cam kết của lãnh đạo: Phần cuối cùng của bộ quy tắc nên bao gồm một lời cam kết từ lãnh đạo công ty rằng họ sẽ tuân thủ bộ quy tắc này và khuyến khích nhân viên làm như vậy.

Lưu ý rằng, bộ quy tắc ứng xử cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào ngành nghề, lĩnh vực của công ty, văn hóa công ty, và các yêu cầu pháp lý đặc biệt.

Đọc thêm:

>> Vì sao cần xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

>> 6 Nguyên tắc quản lý nhân sự cơ bản bạn nên biết

Lời kết:

Qua các bước trên, rõ ràng rằng việc xây dựng một bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp không chỉ là việc tạo ra một tài liệu chính thức. Đó là quá trình tạo ra một nền văn hóa đạo đức, trách nhiệm và sự tôn trọng giữa tất cả mọi người trong tổ chức. Bằng cách tuân thủ những quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp, doanh nghiệp của bạn không chỉ tạo được niềm tin từ khách hàng, đối tác và cộng đồng, mà còn đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức cùng hướng tới một mục tiêu chung. Hãy nhớ rằng bộ quy tắc ứng xử là một tài liệu sống, luôn cần được cập nhật và phản ánh sự thay đổi của doanh nghiệp để doanh nghiệp ngày một tiến bộ và phát triển hơn.