CÁCH VIẾT EMAIL CHÀO MỪNG NHÂN VIÊN MỚI CHUẨN NHẤT

Để khiến cho nhân viên mới tới làm việc cảm thấy mình được chào đón nhiệt tình, dễ dàng thích nghi hơn với môi trường công việc mới thì việc gửi email chào mừng tới họ trước khi đến nhận việc là một trong những bước quan trọng trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới của đội ngũ quản lý trong doanh nghiệp.

Có rất nhiều cách để nhà quản lý có thể viết một email chào đón nhân viên mới. Tuy nhiên, nếu như bạn chưa chắc chắn nội dung email của mình đã thực sự hay và đúng chuẩn chưa thì hãy theo dõi bài viết dưới đây, Acabiz sẽ hướng dẫn bạn các cách để tạo ra một email chào đón nhân viên mới cực chuẩn và có thể áp dụng hiệu quả.

Email chào đón nhân viên mới là gì?

Email chào đón nhân viên mới đóng vai trò vô cùng quan trọng, là một trong những bước đầu tiên trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới của bất cứ doanh nghiệp, tổ chức nào. Thông qua email chào đón gửi tới nhân sự, công ty sẽ thể hiện được sự quan tâm, vui mừng của mình khi có cơ hội được cùng hợp tác làm việc với nhân viên mới. Đồng thời, email chào mừng cũng là cách để nhân viên mới có thể đánh giá tổng quan cách thức làm việc, tổ chức đội nhóm của công ty, tạo cho họ một ấn tượng tốt đẹp về những ngày làm việc đầu tiên tại công ty mới.

Ai sẽ là người viết email chào mừng nhân viên mới?

Người phụ trách viết email chào mừng nhân viên mới có thể là bộ phận nhân sự trong công ty, tuy nhiên để email chào mừng trở nên ý nghĩa nhất thì nhà quản lý trực tiếp nên là người soạn và gửi email cho nhân viên mới. Hành động này có thể là cách để đôi bên bắt đầu một mối quan hệ tốt đẹp trong công việc và cuộc sống. Cách truyền đạt và nội dung trong email bạn viết cũng sẽ thể hiện nhà quản lý có thực sự chào đón, thân thiện và tạo sự tin tưởng ngay từ ban đầu cho nhân viên hay không.

Những nội dung cần viết trong email chào mừng nhân viên mới?

Phần giới thiệu bản thân

Phần đầu tiên trong bất cứ email nào thì người gửi cũng phải đề cập tới việc giới thiệu bản thân: mình là ai? Làm ở vị trí, chức vụ nào? Bạn cũng có thể viết một vài dòng thể hiện rõ vai trò của mình trong tổ chức. Thế nhưng, hãy viết phần giới thiệu bản thân ngắn gọn vì bạn cần tập trung vào nội dung chính phía sau nhiều hơn.

Bày tỏ sự vui mừng và phấn khởi

Cách diễn đạt trong email chào mừng nhân viên mới nên bày tỏ sự vui mừng và phấn khởi của bạn khi được làm việc cùng họ. Thêm vào đó, hãy nói rõ vai trò, vị trí của nhân viên sẽ đảm nhiệm khi đến công ty. Một vài lời công nhận, khen ngợi về chuyên môn, thành quả mà họ đã đạt được trong các công việc trước đây cũng rất cần thiết để họ thấy rằng bạn đang rất mong đợi về sự thể hiện của họ trong quá trình làm việc sau này. Đừng quên đề cập đến việc bạn hy vọng rằng họ cũng sẽ cố gắng đạt được những kết quả công việc tốt hơn nữa trong môi trường làm việc mới.

Đưa ra hướng dẫn chi tiết về quy trình làm việc

Đây là nội dung không thể thiếu trong email chào đón nhân viên mới. Cung cấp cho nhân viên mới những hướng dẫn chi tiết, cụ thể về việc họ cần làm trong ngày đầu tiên nhận việc sẽ giúp cho nhân viên không bị bỡ ngỡ và chuẩn bị đầy đủ những giấy tờ thủ tục cần thiết. Thông qua nội dung hướng dẫn, nhân viên mới sẽ biết được họ sẽ được ai hướng dẫn? Họ sẽ làm gì trong ngày đầu tiên như tìm hiểu sản phẩm, thực hiện nhiệm vụ cụ thể?...

>> Kỹ năng lập kế hoạch để thành công trong mọi việc

>> Những ý tưởng giúp nhân viên luôn cảm thấy được coi trọng

Giới thiệu nhân viên mới với đội nhóm

Bên cạnh việc giới thiệu bản thân với nhân viên mới, nhà quản lý cũng nên đề cập tới việc giới thiệu những thành viên trong đội nhóm mà nhân viên mới sẽ làm việc cùng trong thời gian tới. Điều này sẽ giúp cho nhân viên mới có thể biết trước tên, tuổi, làm quen trước với đồng nghiệp và dễ dàng hòa nhập hơn khi chính thức làm việc tại công ty. Bạn cũng có thể giới thiệu nhân viên mới trong các nhóm chat online để họ có thể chào hỏi trước khi gặp mặt trực tiếp.

Hỏi nhân viên về những thắc mắc, yêu cầu cần giải đáp

Trước khi kết thúc email, hãy chắc chắn rằng bạn đã cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết mà nhân viên mới cần phải nắm được. Đồng thời, nhắc nhân viên mới phản hồi lại email khi nhận được, họ cũng có thể để lại những thắc mắc, yêu cầu hay bất cứ vấn đề nào cần giải đáp.

Ngoài ra, người viết email cũng cần phải để lại thông tin liên hệ của mình như email, skype, số điện thoại, … hoặc giới thiệu những người có trách nhiệm cung cấp cho nhân viên mới những thông tin liên quan cần thiết.

Khi viết email chào mừng nhân viên mới, điều quan trọng là bạn phải thể hiện được tấm lòng nhiệt thành và sự thân thiện đến với người nhận email. Một email chào mừng nhân viên mới chuẩn nhất sẽ giúp cho doanh nghiệp tạo động lực cho nhân viên mới sẵn sàng tiếp nhận công việc và dễ dàng hòa nhập hơn với mọi người. Chúc các bạn thành công