Bí quyết phân chia công việc cho nhân viên một cách tốt nhất

Bên cạnh trách nhiệm , mỗi nhân viên trong công ty cần được làm việc đúng với vị trí của mình. Tuy nhiên, đa số nhà quản lý thường khá lúng túng khi giao việc bởi vì họ lo sợ quyền hạn vượt quá phạm vi công việc cần làm hoặc nhân viên chưa đủ kinh nghiệm. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn bí quyết phân chia công việc cho nhân viên một cách hoàn hảo nhất.

Đưa ra mục tiêu công việc rõ ràng

Là người quản lý, bí quyết phân chia công việc cho nhân viên mà bạn cần lưu ý đó là cố gắng phân chia công việc một cách có mục đích, làm cho họ hiểu được mục tiêu, định hướng cụ thể. Bạn hãy dành thời gian trao đổi rõ với từng người về dự án, giải thích cho nhân viên hiểu công việc của họ như thế nào.

Bạn cần chỉ ra một mục tiêu rõ ràng cho nhân viên

Với cách này, các thành viên tham gia trong quá trình thực hiện mục tiêu có thể định hình cho mình những ý tưởng riêng, xem công việc nào phù hợp với năng lực của mình. Chỉ khi nhân viên đã hiểu hiểu rõ công việc của mình thì mục tiêu chung mới được thực hiện dễ dàng.

>> Làm sao thay đổi thái độ tiêu cực của nhân viên?

>> 4 bước để gần nhân viên hơn mà sếp nên “bỏ túi”

Chia sẻ công việc 

Một khi bạn phân chia công việc cho nhân viên thì đồng nghĩa với việc bạn đang chọn cách làm việc theo nhóm. Cho dù bạn đang giữ vị trí đầu tàu, người đứng đầu cả doanh nghiệp thì bạn cũng đừng độc đoán, ôm hết việc về mình hay thể hiện quyền lực bằng cách bắt mọi người răm rắp theo ý mình và bắt nhân viên báo cáo công việc mỗi ngày.

Khi bạn chia sẻ công việc cho nhân viên đồng nghĩa với việc bạn đang cho nhân viên một cơ hội góp sức mình vào công việc chung của công ty. Một bí quyết phân chia công việc cho nhân viên vô cùng hữu ích đó là bạn chỉ nên “bổ đầu” các nhóm trưởng, chứ đừng xen vào công việc của từng nhóm cụ thể nếu công việc vẫn suôn sẻ.

Bạn cần hạn chế “nhảy vào” công việc của từng nhóm vì như vậy nhân viên sẽ cảm thấy không được tôn trọng, hay ít nhất là bạn sẽ không được họ kính trọng bởi vì không tin tưởng nhân viên của mình.

Trao quyền cho nhân viên

Hãy trang bị cho nhân viên những kiến thức, kĩ năng và các công cụ cần thiết để họ có thể không chỉ làm tốt công việc của mình, mà còn có thể xử lý những công việc ngoài phạm vi của họ, nhất là những vấn đề liên quan đến các yêu cầu của khách hàng.

Khi nhân viên được trao quyền, họ không cần phải tìm đến các cấp cao hơn, mà còn chủ động giải quyết các vấn đề phát sinh. Họ sẽ có được sự tự do để hành động và chịu trách nhiệm về kết quả. Khi mắc phải sai lầm, họ cũng chủ động tìm mọi cách để khắc phục.

Trao cho nhân viên toàn quyền quyết định công việc

Giúp nhân viên có suy nghĩ và hành động như người chủ

Bí quyết phân chia công việc cho nhân viên tiếp theo bạn cần bỏ túi đó là loại bỏ các thủ tục ngăn cản nhân viên suy nghĩ và hành động như một người chủ. Bạn thử nghĩ xem, khi khách hàng không hài lòng với yêu cầu thì việc đầu tiên họ cần làm là yêu cầu được gặp ông chủ hay người quản lý.

Nhưng cuối cùng, khách hàng cũng chẳng đạt được kết quả. Để không mất thời gian cho cả đôi bên, khi nhân viên nói chuyện với khách, hãy thể hiện rằng mình đã được giao toàn quyền quyết định.

Khi sếp tin tưởng nhân viên, sếp sẽ tạo cho họ một sự tự tin và điều đó sẽ cải thiện một cách đáng kể kết quả làm việc của họ.

Cập nhật thông tin

Khi bạn đã giao công việc cho nhân viên thì bạn cần chắc chắn rằng nhân viên luôn được cập nhật kịp thời các vấn đề đang diễn ra trong nội bộ. Không có một điều gì tồi tệ hơn khi nhân viên trong doanh nghiệp lại được nghe khách hàng của mình nói về công việc mà mình đang thực hiện.

Bạn hãy nhớ rằng, các nhân viên cấp dưới chính là người giải quyết rất nhiều vấn đề khi gặp khách, xây dựng công ty, họ cần có đầy đủ thông tin để làm việc thật tốt.

Chú trọng vào biện pháp giải quyết

Bí quyết phân chia công việc cho nhân viên tiếp theo đó là tìm cách giải quyết vấn đề gặp phải. Khi bạn đã phân chia công việc cho nhân viên thì khi công việc gặp trục trặc, thay vì bạn làm bản thân mình bực bội thì hãy gọi nhân viên của nhóm, tổ chức họp bàn lại để tìm cách giải quyết.

Thay vì bạn đi hỏi từng người các biện pháp thì hãy yêu cầu nhân viên đưa ra các ý kiến cụ thể, khuyến khích họ đề xuất các quan điểm giải quyết vấn đề nhanh nhất. Mỗi người một giải pháp sẽ giúp quản lý thời gian giải quyết công việc hiệu quả.

Khi vấn đề nhân viên gặp vấn đề hãy tìm ra cách để giải quyết

Đánh giá kết quả làm việc

Điều cuối cùng khi phân chia công việc cho nhân viên đó chính là cần đánh giá kết quả làm việc của nhân viên xem nhân viên làm việc như thế nào. Họ rất mong muốn được nhìn nhận quá trình làm việc, đánh giá của người quản lý.

Với những chia sẻ về bí quyết phân chia công việc cho nhân viên mà chúng tôi chia sẻ, hy vọng rằng các bạn sẽ khám phá thêm những nhân tài “tiềm ẩn” và mọi người đều cảm thấy bạn là một nhà quản lý tài giỏi.