5 bước quan trọng trong quy trình đào tạo nhân viên kho

Đào tạo nhân viên kho là một trong những quy trình quan trọng quyết định đến hiệu quả công việc của doanh nghiệp. Vậy, khi tiến hành quy trình đào tạo nhân viên kho cần thực hiện theo những bước nào? Cùng Acabiz tham khảo thêm bài viết dưới đây để có câu trả lời chính xác nhất.

Bước 1: Lập sơ đồ kho

Lập sơ đồ kho là một trong những bước quan trọng và cần thiết mà bất cứ nhân viên kho nào cũng cần phải nắm. Đây cũng chính là kỹ năng đầu tiên mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần tiến hành khi thực hiện quy trình đào tạo nhân viên kho.

Trong đó, hãy hướng nhân viên kho biết cách lập sơ đồ kho theo cách khoa học, cụ thể và rõ ràng. Trong đó, sơ đồ kho phải thể hiện được lối đi, vị trí đặt các loại hàng hóa. Vị trí mỗi kệ hàng sẽ cần có một thẻ kho riêng, biểu hiện mã hàng, kích cỡ, màu sắc và hạn sử dụng.  Kỹ năng này đòi hỏi khả năng luyện trí nhớ vô cùng nhạy bén của nhân viên. Nếu sắp xếp và lập sơ đồ kho theo hướng này, chắc chắn việc quản lý sẽ trở nên dễ dàng hơn, khi cần tìm kiếm hàng hóa hay xuất dữ liệu trên hệ thống cũng đơn giản hơn bao giờ hết.

Hãy bắt đầu quy trình đào tạo với kỹ năng lập sơ đồ kho

Bước 2: Thực hiện thủ tục xuất nhập hàng hóa

Trong chương trình đào tạo nhân viên kho, các doanh nghiệp sẽ chú trọng đến việc training các kỹ năng liên quan đến việc thực hiện thủ tục xuất nhập hàng hóa. Đây là công việc thường xuyên và mang tính liên tục đối với các kho hàng.

Và để công việc quản lý kho được diễn ra hiệu quả, doanh nghiệp cần training các kỹ năng quan trọng trong quy trình đào tạo nhân viên kho, bao gồm: kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa xuất, nhập dựa theo chứng từ và các giấy tờ liên quan.

Một kỹ năng cũng rất quan trọng đối với nhân viên kho đó chính là các ghi phiếu nhập hoặc xuất trong kho sao cho thật chi tiết, đầy đủ và chính xác. Công việc này đòi hỏi tính cẩn thận, tỉ mỉ, vì vậy doanh nghiệp cần đào tạo và định hình ngay từ đầu phẩm chất này cho nhân viên.

>> Cập nhật quy trình đào tạo nhân viên nhà hàng khách sạn

>> Tất tần tật kiến thức về đào tạo quản lý bán lẻ hiệu quả

Bước 3: Theo dõi lượng hàng tồn kho

Theo dõi lượng hàng tồn kho cũng là một công việc chính của nhân viên kho. Bởi lượng hàng tồn kho giúp xác định được lượng hàng hóa đang dự trữ trong kho để đáng ứng được những trường hợp phát sinh từ phía khách hàng. Tuy nhiên, nhân viên kho cũng cần có kỹ năng kiểm soát định mức của lượng hàng tồn kho một cách nhất định, nhằm tránh những phát sinh chi phí không đáng có.

Theo đó, trong quy trình đào tạo nhân viên kho, doanh nghiệp cần định hướng trách nhiệm cho nhân viên là biết cách theo dõi, đối chiếu số lượng xuất nhập hàng với một định mức tối thiểu đã đề ra trước đó. Trong trường hợp định mức này có sự biến động, nhân viên kho cần thông báo đến cấp quản lý để có phương pháp điều chỉnh phù hợp.

Nhân viên kho cần biết cách kiểm tra và theo dõi lượng hàng tồn kho

Bước 4: Công việc sắp xếp hàng hóa

Ngoài các kỹ năng trên thì đối với một nhân viên kho, công việc sắp xếp hàng hóa là việc làm thường xuyên và rất quan trọng. Việc sắp xếp hàng hóa trong kho sẽ bao gồm những công việc chính sau đây:

- Đầu tiên, nhân viên cần phải biết cách phân loại các mặt hàng sao cho khoa học và dễ quản lý. Ví dụ, đối với mặt hàng đồ gia dụng thì cần biết cách phân loại theo nhóm: nồi, chảo, bát, đĩa… theo những khu vực khác nhau.

- Sắp xếp hàng hóa theo từng hàng một cách khoa học, đảm bảo còn thừa chỗ trống để tiếp nhận hàng mới khi có thêm.

- Bố trí một khu vực riêng cho những mặt hàng dễ hư hỏng kết hợp với những biển báo về vận chuyển.

- Thực hiện tốt công tác phòng cháy chữa cháy, kiểm soát độ ẩm để đảm bảo chất lượng và an toàn cho hàng hóa.

Doanh nghiệp cần tập trung đầy đủ, chuyên nghiệp và bài bản các công việc nêu trên trong quy trình đào tạo nhân viên kho. Có như vậy mới đảm bảo được hiệu quả công việc mà doanh nghiệp đã xây dựng ngay từ đầu.

Bước 5: Kiểm kê hàng hóa

Bước cuối cùng trong việc đào tạo nhân viên kho mà các doanh nghiệp cần phải nắm đó chính là kỹ năng kiểm kê hàng hóa hay còn gọi là kiểm kho. Công việc này đòi hỏi sự cẩn thận, chính xác cũng như các kiến thức chuyên môn của nhân viên kho. Việc kiểm kho càng hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được sự thất thoát, đồng thời có được biện pháp xử lý kịp thời cũng như hỗ trợ tốt cho kế hoạch nhập hàng.

Kiểm kê hàng hóa là một bước quan trọng trong đào tạo nhân viên kho

Vì vậy, để có thể đào tạo nên những nhân viên kho giỏi, doanh nghiệp cần biết cách nắm vững quy trình đào tạo cũng như các hoạt động cần thiết trong quá trình kiểm kê hàng hóa. Điều quan trọng nhất vẫn là hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra.

Trên đây là toàn bộ 5 bước quan trọng trong quy trình đào tạo nhân viên kho mà các doanh nghiệp cần nắm vững. Nếu áp dụng đầy đủ và chuyên nghiệp, chắc chắn hiệu quả mang lại cho doanh nghiệp sẽ cao hơn.