Lập kế hoạch công việc hiệu quả với mô hình 5W 1H 2C 5M

Lập kế hoạch cho công việc là một việc làm quan trọng và cần thiết đối với bất cứ nhân sự nào khi làm việc tại doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải nhân viên nào cũng biết cách xây dựng một kế hoạch công việc hiệu quả. Dưới đây Acabiz giới thiệu đến bạn cách xây dựng kế hoạch công việc với mô hình 5W 1H 2C 5M. Đây là mô hình được áp dụng trên hầu hết các doanh nghiệp lớn trên thế giới. Cùng tìm hiểu để biết nó được áp dụng như thế nào trong việc lập kế hoạch công việc.

1. Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Kỹ năng lập kế hoạch trong doanh nghiệp là khả năng xác định mục tiêu và tạo ra các bước hành động cụ thể để đạt được mục tiêu đó. Nó bao gồm việc thu thập thông tin, phân tích dữ liệu và đánh giá tình hình hiện tại của doanh nghiệp, cũng như xác định các cơ hội và thách thức. Sau đó, kế hoạch được tạo ra để định rõ các hoạt động cần thực hiện, nguồn lực cần thiết và thời gian cụ thể để hoàn thành nhiệm vụ.

Khi lập kế hoạch trong doanh nghiệp, một số bước quan trọng có thể bao gồm:

- Xác định mục tiêu: Đầu tiên, bạn cần xác định mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp muốn đạt được. Mục tiêu nên được phân loại rõ ràng và đo lường được để đảm bảo tính khả thi.

- Phân tích tình hình hiện tại: Tiếp theo, bạn cần phân tích tình hình hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ về vị trí của doanh nghiệp và tạo ra các phương pháp tối ưu để đạt được mục tiêu.

- Xác định các bước hành động: Dựa trên mục tiêu và phân tích, bạn cần xác định các bước hành động cụ thể để đạt được mục tiêu của mình. Các bước này nên được đặt ra một cách rõ ràng, có thời gian và nguồn lực cụ thể để đảm bảo tính khả thi và đo lường được tiến độ.

- Phân bổ nguồn lực: Sau khi xác định các bước hành động, bạn cần phân bổ nguồn lực như con người, tài chính và vật liệu để thực hiện kế hoạch. Điều này bao gồm xác định các nguồn lực cần thiết và đảm bảo sự cân nhắc hợp lý trong việc phân bổ chúng.

- Đặt lịch và theo dõi: Kế hoạch cần được đặt lịch trình và thiết lập các mốc thời gian cụ thể. Bạn cần theo dõi tiến độ và đánh giá các chỉ số hiệu suất để đảm bảo kế hoạch đang được thực hiện một cách hiệu quả.

- Đánh giá và điều chỉnh: Cuối cùng, sau khi kế hoạch được triển khai, bạn cần đánh giá kết quả và điều chỉnh nếu cần. Điều này giúp bạn cải thiện kế hoạch trong tương lai và đảm bảo rằng mục tiêu được đạt được một cách tốt nhất.

2. Ý nghĩa của việc lập kế hoạch trong công việc

Lập kế hoạch trong công việc là một quá trình quan trọng giúp người làm việc xác định mục tiêu cụ thể, xác định các bước hành động và tài nguyên cần thiết để đạt được mục tiêu đó. Ý nghĩa của việc lập kế hoạch trong công việc có thể được tóm tắt như sau:

- Định hướng rõ ràng: Lập kế hoạch giúp ta biết rõ mục tiêu cần đạt và hướng dẫn cụ thể để đạt được mục tiêu đó. Nó giúp ta xác định được các bước hành động và hướng dẫn cần thiết để tiến tới mục tiêu.

- Tăng hiệu suất: Khi có một kế hoạch rõ ràng, ta có thể tận dụng tối đa thời gian và tài nguyên có sẵn. Việc xác định các ưu tiên, phân công công việc và định lịch làm việc giúp tăng hiệu suất làm việc và đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng thời hạn.

- Quản lý tài nguyên: Kế hoạch giúp ta nhìn nhận và quản lý tài nguyên một cách hiệu quả. Ta có thể xác định được nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc và phân bổ chúng một cách hợp lý. Điều này giúp tránh lãng phí tài nguyên và tăng khả năng sử dụng chúng một cách tối ưu.

- Đồng đội và hợp tác: Kế hoạch cung cấp một bản đồ rõ ràng cho toàn bộ nhóm làm việc. Nó giúp đồng đội hiểu rõ nhiệm vụ của mình, phân chia công việc và làm việc cùng nhau theo một hướng chung. Kế hoạch cũng tạo điều kiện cho sự hợp tác và giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm.

- Đảm bảo chất lượng và đánh giá: Kế hoạch cung cấp một tiêu chuẩn để đánh giá kết quả làm việc. Nó giúp ta xác định các tiêu chí chất lượng và đánh giá hiệu quả của công việc đã hoàn thành. Điều này giúp ta kiểm tra, điều chỉnh và cải tiến trong quá trình làm việc.

Tóm lại, việc lập kế hoạch trong công việc mang ý nghĩa quan trọng trong việc xác định mục tiêu, tăng hiệu suất, quản lý tài nguyên, tạo sự hợp tác và đảm bảo chất lượng công việc. Nó là một công cụ quan trọng để tổ chức và đạt được thành công trong công việc.

Đọc thêm:

>> Tham khảo mẫu kế hoạch kinh doanh chuẩn cho doanh nghiệp

3. Xây dựng kế hoạch với mô hình 5W 1H 2C 5M

Xây dựng kế hoạch với mô hình 5W 1H 2C 5M là một phương pháp hữu ích để đảm bảo rằng kế hoạch của bạn được thiết kế một cách toàn diện và chi tiết. Dưới đây là diễn giải về mô hình này:
 

5W (Who, What, When, Where, Why)

Who (Ai): Xác định những ai sẽ thực hiện công việc trong kế hoạch. Điều này bao gồm xác định rõ các cá nhân, nhóm hoặc bộ phận liên quan đến nhiệm vụ cụ thể.

What (Gì): Định rõ nhiệm vụ, hoạt động hoặc mục tiêu mà kế hoạch đang nhắm đến. Đây là phần mô tả chi tiết về công việc cần được thực hiện.

When (Khi nào): Xác định thời gian cụ thể cho các hoạt động trong kế hoạch. Điều này đảm bảo rằng các bước hành động được lên lịch và thực hiện theo đúng thời gian.

Where (Ở đâu): Xác định địa điểm hoặc vị trí cụ thể mà công việc sẽ được thực hiện. Điều này đặc biệt quan trọng nếu công việc của bạn liên quan đến các địa điểm cụ thể.

Why (Tại sao): Xác định lý do hoặc mục tiêu chính đằng sau việc thực hiện kế hoạch. Điều này giúp tạo ra sự hiểu rõ và định hình cho mục tiêu cần đạt được.
 

1H (How)

How (Làm sao): Xác định cách thức và phương pháp thực hiện công việc. Điều này bao gồm sự phân công nhiệm vụ, sử dụng các công cụ và tài nguyên cần thiết, và quy trình hoặc phương pháp thực hiện công việc.
 

2C (Constraints, Challenges)

Constraints (Ràng buộc): Xác định những ràng buộc hoặc giới hạn mà có thể ảnh hưởng đến kế hoạch và việc thực hiện công việc. Điều này bao gồm các hạn chế về tài nguyên, thời gian, kỹ năng hoặc quy định pháp lý.

Challenges (Thách thức): Xác định những thách thức tiềm ẩn hoặc khó khăn có thể xảy ra trong quá trình thực hiện kế hoạch. Điều này giúp bạn chuẩn bị và đưa ra các biện pháp để vượt qua những thách thức đó.
 

5M (Manpower, Machinery, Materials, Money, Minutes)

Manpower (Nhân lực): Xác định số lượng và loại nguồn nhân lực cần thiết để thực hiện công việc. Điều này bao gồm xác định số lượng nhân viên, kỹ năng và vai trò của từng người trong kế hoạch.

Machinery (Công cụ, thiết bị): Xác định các công cụ, thiết bị hoặc hệ thống cần thiết để thực hiện công việc. Điều này bao gồm đánh giá và đảm bảo sự sẵn có và hiệu quả của các công cụ, thiết bị cần dùng.

Materials (Vật liệu): Xác định các vật liệu, hàng hoá hoặc nguyên liệu cần thiết để thực hiện công việc. Điều này đảm bảo rằng bạn có đủ và chất lượng tốt các nguyên liệu cần thiết.

Money (Tài chính): Xác định nguồn tài chính cần thiết để thực hiện kế hoạch. Điều này bao gồm đánh giá chi phí, kinh phí và các nguồn tài chính khác liên quan.

Minutes (Thời gian): Xác định thời gian cần thiết để hoàn thành từng hoạt động và công việc trong kế hoạch. Điều này đảm bảo rằng bạn có kế hoạch thời gian chính xác và cân nhắc đến các thời hạn và mốc quan trọng.

Tổng quan, mô hình 5W 1H 2C 5M giúp bạn xây dựng kế hoạch một cách toàn diện và chi tiết bằng cách đảm bảo rằng bạn đã xem xét đầy đủ các khía cạnh quan trọng liên quan đến công việc.

Kết luận:

Lập kế hoạch không những là một việc làm quan trọng với nhân viên tại doanh nghiệp mà nó còn giúp cho công việc của mọi người diễn ra có quy trình và trơn tru hơn, từ đó mang lại những hiệu quả cao trong các hạng mục công việc đảm nhận. Acabiz vừa gợi ý cho bạn mô hình 5W 1H 2C 5M để xây dựng kế hoạch công việc một cách khoa học và hiệu quả. Vận dụng mô hình này và xây dựng cho mình cùng đội ngũ một kế hoạch công việc bài bản để nâng cao năng suất làm việc và hoàn thành tốt nhất những nhiệm vụ được giao.

TẢI SỔ TAY HƯỚNG DẪN LẬP KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO CHO DOANH NGHIỆP

Vui lòng điền thông tin vào Form dưới đây để nhận Sổ tay Hướng dẫn lập kế hoạch đào tạo cho doanh nghiệp