7 CÁCH GIÚP ĐÀO TẠO CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG CHO DOANH NGHIỆP HIỆU QUẢ

Đội ngũ chăm sóc khách hàng chính là những người trực tiếp làm việc và ảnh hưởng đến cách đánh giá của khách hàng với dịch vụ, sản phẩm của công ty. Chính vì thế mà các doanh nghiệp luôn quan tâm và chú trọng đặc biết đến quy trình đào tạo chăm sóc khách hàng để giúp đội ngũ nhân viên của mình trở nên chuyên nghiệp và cải thiện kỹ năng dịch vụ khách hàng một cách tốt hơn, khiến cho khách hàng hài lòng và trung thành với doanh nghiệp dài lâu.

Vậy trong quá trình đào tạo chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp nên cần lưu ý những điều gì để thực hiện mục tiêu chiến lược giữu chân khách hàng, vươn tới thành công? Cùng theo dõi 7 lưu ý được liệt kê trong bài viết dưới đây.

Tuyển dụng nhân viên biết xử lý tình huống

Về cơ bản thì kỹ năng xử lý tình huống và giải quyết vấn đề tốt sẽ mang lại một dịch vụ khách hàng tốt. Do đó, nếu doanh nghiệp muốn cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng chất lượng thì trước tiên khâu tuyển dụng phải chú trọng tuyển những nhân viên nhanh nhẹn, có sự quan tâm và biết cách xử lý vấn đề nhanh chóng.

Đảm bảo rằng khi tuyển dụng bạn đã nêu chỉ ra rõ các đặc điểm cần có của một nhân viên chăm sóc khách hàng trong bản mô tả công việc và câu hỏi phỏng vấn: đó là kỹ năng giao tiếp – lắng nghe tốt, tính cách kiên nhẫn và hiểu về sản phẩm dịch vụ của công ty.

Nâng cao kỹ năng lắng nghe tích cực

Giúp nhân viên nâng cao kỹ năng lắng nghe bằng cách khuyến khích và tạo ra các tình huống để nhân viên có kinh nghiệm xử lý trước khi đối mặt với thực tế công việc. Sở hữu kỹ năng lắng nghe tốt giúp cho nhân viên cung cấp dịch vụ khách hàng được chu đáo hơn. Lắng nghe những vấn đề khách hàng gặp phải một cách tập trung, nhân viên có thể tìm ra hướng xử lý phù hợp và biết đâu sẽ biến những khó chịu của khách hàng thành sự hài lòng, tin tưởng.

Tập trung vào kế hoạch đào tạo chuyên môn

Xây dựng các kế hoạch đào tạo chuyên môn là cần thiết cho cả nhân viên mới và cũ của doanh nghiệp. Tham gia các lớp học đào tạo chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp là cơ hội để nhân viên bắt kịp công việc cũng như phát triển kỹ năng chuyên môn của bản thân.

Một số những nội dung đào tạo có thể áp dụng dành cho nhân viên chăm sóc khách hàng như: xử lý tình huống với khách hàng khó tính, kỹ năng giao tiếp qua điện thoại với khách hàng. Nếu ngân sách công ty hạn chế thì có thể tham khảo các phần mềm đào tạo nhân sự online, điều này cũng giúp cho nhân viên chủ động thời gian và địa điểm học tập hơn.

Ngoài ra, định kỳ tổ chức các buổi workshop chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức từ nhà quản lý và các chuyên gia cũng là ý tưởng hay để nhân viên có cơ hội giao lưu, thảo luận và cũng nhau đưa ra các hướng giải quyết thách thức đặt ra cho công việc chăm sóc khách hàng.

Cung cấp kiến thức về công ty

Để tư vấn dịch vụ hiệu quả cho khách hàng, nhân viên chăm sóc phải được cung cấp đầy đủ thông tin về công ty và sản phẩm, dịch vụ. Từ đó, quy trình giới thiệu, tư vấn và giải quyết khiến nại khách hàng luôn được đảm bảo chính xác, nhanh chóng và đầy đủ hơn.

Trao đổi với nhân viên của bạn

Hãy thường xuyên tạo không khí thoải mái và cơ hội trò chuyện với nhân viên. Điều này sẽ giúp thu hẹp khoảng cách giữa đội ngũ quản lý và nhân viên và nhân viên sẽ không ngại đặt câu hỏi hay yêu cầu hỗ trợ, đưa ra đề xuất cải thiện công việc chung của toàn đội nhóm. Khi nói chuyện với nhân viên về công việc chăm sóc khách hàng, hay quan tâm tới những khó khăn nhân viên gặp phải trong quá trình làm việc, kết quả làm việc và kịp thời động viên nếu nhân viên có sự cố gắng, nỗ lực.

Thấu hiểu và kiên nhẫn

Trong quy trình đào tạo chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp, hãy giúp nhân viên trau dồi kỹ năng công việc từ việc thực hành tính kiên nhẫn và thấu hiểu. Vì sẽ có những lúc trao đổi công việc, nhân viên và khách hàng có thể không hiểu ý nhau hoặc nhân viên không thể cung cấp thông tin mà khách hàng muốn, để tránh gây ra sự không hài lòng từ phía khách hàng thì việc nói “không” là không thể. Nhân viên có thể đặt mình vào vị trí của khách hàng và đồng cảm với tâm trạng của họ thì mới có thể tìm ra cách xử lý tình huống thích hợp.

>> Đâu là nguyên nhân khiến cho làm việc nhóm bị thất bại?

>> Lợi ích của đào tạo inhouse với doanh nghiệp

Phục vụ khách hàng bằng sự tận tâm

Đội ngũ quản lý là người biết rõ vai trò và tầm quan trọng của những nhân viên chăm sóc khách hàng trong doanh nghiệp, chính vì thế hãy cho nhân viên hiểu rằng vị trí của họ đối với doanh nghiệp là không thể thay thế, nó ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng và khách hàng cũng chính là người đánh giá nhân viên có làm việc tốt hay không? Nhân viên chăm sóc khách hàng giỏi sẽ luôn nỗ lực cố gắng làm việc và phục vụ khách hàng bằng cả sự tận tâm. Cấp trên cũng nên kịp thời có sự khen thưởng công nhận để nhân viên tiếp tục có động lực cố gắng và phát triển khả năng của mình trong công việc.

Trên đây là một số những lưu ý giúp đào tạo chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp hiệu quả. Hy vọng rằng những thông tin hữu ích kể trên sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp đào tạo nhân viên tốt hơn và phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp đặt ra. Chúc bạn thành công!