Chia sẻ kiến ​​thức trong một tổ chức chưa bao giờ dễ dàng hơn thế - miễn là bạn có công cụ và ý chí để nói cho người khác biết những gì bạn biết. 

Vấn đề là nghiên cứu cho thấy nhiều thông tin hơn thường dẫn đến việc chia sẻ kiến ​​thức trong nhóm ít hơn. Một hiện tượng được gọi là “tích trữ kiến ​​thức” có thể là để đổ lỗi, hoặc một cái gì đó ít nham hiểm hơn, chẳng hạn như nhân viên không có các công cụ cần thiết để chia sẻ những gì họ biết.

Vậy, điều đó có ý nghĩa gì đối với nơi làm việc của bạn?

Đối với những người mới bắt đầu, dữ liệu cho thấy 74% nhân viên cảm thấy như họ đang bỏ lỡ những kiến ​​thức quan trọng trong công việc. Đây là lý do tại sao sự cởi mở trong nhóm của bạn là rất quan trọng để tạo ra một môi trường làm việc tích cực và sáng tạo. 

Trong blog này, chúng tôi sẽ xem xét điều gì xác định chia sẻ kiến ​​thức và cũng cung cấp cho bạn năm cách để tăng cường khả năng chia sẻ kiến ​​thức thực sự của nhóm bạn.

Chia sẻ kiến ​​thức là gì?

Chia sẻ kiến ​​thức là khi các cơ quan chia sẻ thông tin, tài liệu và các phương pháp hay nhất với nhau để cùng nhau nâng cao kỹ năng và trí tuệ của cả nhóm.

Có ba cách để chia sẻ kiến ​​thức:

- Kiến thức rõ ràng : Đây là thông tin mà bạn biết là đúng và bạn tự tin chia sẻ thông tin đó

- Kiến thức ngắn gọn : Đây là một hành động, giống như chia sẻ kiến ​​thức bạn biết với ai đó bằng các ví dụ thực tế

- Kiến thức tiềm ẩn : Đây là sự khôn ngoan, giống như chia sẻ suy nghĩ hoặc kinh nghiệm

Theo nghiên cứu từ Human Resource Management Review cho thấy chia sẻ kiến ​​thức xây dựng các nhóm đổi mới, sáng tạo, hoạt động tốt hơn. Vấn đề là chúng ta không chia sẻ kiến ​​thức của mình tốt như chúng ta nên làm. Với một phần ba các công ty đánh giá văn hóa chia sẻ kiến ​​thức của họ ở mức trung bình, các thành viên trong nhóm đang bỏ lỡ.

Các đại lý có thể cải thiện điều này bằng cách thực hiện các bước thiết thực - như xây dựng cơ sở kiến ​​thức hoặc sử dụng các biện pháp khuyến khích nhóm - để khuyến khích mọi người chia sẻ những gì họ biết.

Đây là cách thực hiện:

1. Xây dựng nhiều kênh chia sẻ kiến ​​thức

Mọi người thích chia sẻ thông tin theo cách khác nhau.

Một số người thích nói chuyện với các nhóm lớn, trong khi những người khác thích chia sẻ thông tin bằng email hoặc tài liệu. Nhóm của bạn cần có quyền truy cập vào nhiều kênh hợp lý nhất có thể để chia sẻ thông tin theo cách mà họ cảm thấy thoải mái. 

Xây dựng nền tảng kiến ​​thức thông qua một phần mềm không gian làm việc tập trung là một nơi hoàn hảo để bắt đầu. Những không gian này có thể chứa các bài viết hướng dẫn, tài liệu quy trình và nguyên tắc chính sách để nhóm của bạn có thể chia sẻ kiến ​​thức thực tế mà không cần mất hàng giờ tìm kiếm.

>> Tầm quan trọng của văn hoá học tập trong doanh nghiệp

>> 9 kỹ năng mềm cần có của nhân viên kinh doanh

2. Chia sẻ kiến ​​thức từ đầu

Chia sẻ kiến ​​thức không chỉ là xây dựng nền tảng kiến ​​thức chuyên sâu - còn là việc truyền lại sự khôn ngoan và kinh nghiệm cho những người còn lại trong nhóm của bạn.

Để việc chia sẻ kiến ​​thức có hiệu quả, nhóm của bạn phải kể cho nhau nghe những gì họ biết hoặc những kinh nghiệm trước đây đã dạy cho họ. Nhưng đây là phần phức tạp - nhóm của bạn sẽ chỉ làm điều này nếu họ cảm thấy thoải mái.

Và điều này bắt đầu từ phía trên cùng với trưởng nhóm của bạn. Việc tạo ra một nền văn hóa nơi nhóm của bạn cảm thấy thoải mái khi chia sẻ cũng có thể được bắt đầu bằng cách: 

Dẫn đầu bằng ví dụ: Cho nhóm của bạn thấy rằng bạn có thể chia sẻ và khơi mào các cuộc trò chuyện.

Tạo không gian an toàn để chia sẻ kiến ​​thức : Cho dù ẩn danh hay thông qua các kênh cộng tác, nhóm của bạn sẽ không phải lo lắng về việc cạnh tranh với nhau.

Thu thập phản hồi : Nhóm của bạn nên biết rằng bạn đang học hỏi với họ và sẵn sàng tiếp thu ý tưởng của họ bằng cách đảm bảo rằng chúng được ghi lại.

Đó là lý do tại sao Acabiz là một lựa chọn tuyệt vời để theo dõi ghi chú cuộc họp, chương trình làm việc của nhóm và điều lệ dự án. Khi nhóm của bạn cùng nhau thảo luận về các ý tưởng, Acabiz đảm bảo rằng mọi người đều cảm thấy như họ có thể tham gia, đặt câu hỏi.

3. Khai thác động lực của nhóm của bạn

Nếu một thành viên trong nhóm kìm hãm việc chia sẻ kiến ​​thức của họ, bạn cần tìm hiểu sâu hơn - tại sao người này không có động lực để nói cho người khác biết những gì họ biết?

Con người được thúc đẩy một cách tự nhiên - tích cực hoặc tiêu cực - bởi nhiều yếu tố khác nhau. Một thành viên trong nhóm có thể bị thúc đẩy tiêu cực bởi các vấn đề như thứ bậc của công ty, sự thất vọng với các bộ phận khác.

Hoặc họ có thể được thúc đẩy tích cực bởi sự khuyến khích và phản hồi từ người quản lý của họ. Tùy thuộc vào bạn để thúc đẩy nhóm của mình bằng cách khai thác những thứ như:

Sở thích: Thừa nhận sở thích của thành viên trong nhóm của bạn hoặc điều gì thúc đẩy họ.

Quyền sở hữu: Đảm bảo nhân viên biết tầm quan trọng của vai trò của họ và quyền sở hữu các hành động cụ thể tại doanh nghiệp hoặc cơ quan của bạn.

Cảm xúc: Điều gì đang thúc đẩy nhóm hoặc các cá nhân của bạn thực hiện vai trò cụ thể của họ? Họ có cảm thấy như họ đang được lắng nghe không? Làm thế nào bạn có thể làm cho nhóm của bạn nhận ra rằng những gì họ phải nói là quan trọng?

>> Mô hình mục tiêu học tập ABCD trong đào tạo nhân sự

>> 10 tư duy của một nhà lãnh đạo xuất sắc

4. Có kế hoạch chia sẻ kiến ​​thức

Chia sẻ kiến ​​thức chỉ hoạt động nếu bạn có kế hoạch.

Đó là vì chia sẻ kiến ​​thức không chỉ đơn thuần là đăng nhận xét trong cuộc trò chuyện nhóm. Bạn cần có kế hoạch về cách tạo, lưu trữ và chia sẻ các gói kiến ​​thức mà nhóm của bạn sẵn sàng chia sẻ. Bắt đầu với:

- Tạo kiến ​​thức: Yêu cầu nhóm của bạn đưa kiến ​​thức của họ vào một tài liệu để họ có thể chia sẻ nó với những người còn lại trong nhóm.

- Lưu trữ kiến ​​thức: Tìm ra nơi nhóm của bạn nên lưu trữ kiến ​​thức của họ để dễ dàng chia sẻ, như Không gian làm việc nhóm.

Chia sẻ kiến ​​thức: Thưởng cho nhóm của bạn khi họ tạo ra và chia sẻ kiến ​​thức. Giúp họ dễ dàng phân phối kiến ​​thức của mình bằng các kênh cộng tác nhóm như phần mềm Trò chuyện.

Khi bạn đã có kế hoạch chia sẻ kiến ​​thức, bạn cần có những công cụ phù hợp.

5. Đầu tư vào phần mềm phù hợp để chia sẻ kiến ​​thức dễ dàng hơn

Hãy xem cách nhóm của bạn hiện đang chia sẻ thông tin và ghi lại những gì họ sử dụng. Bạn có thể nhanh chóng nhận thấy nhóm của mình sử dụng email, lưu trữ đám mây, wiki nội bộ, các nền tảng trò chuyện khác nhau và phần mềm nhân sự lưu trữ những thứ như sổ tay comapny. 

Đó là rất nhiều công cụ.

Và với rất nhiều công cụ và các kênh khác nhau, nhóm của bạn sẽ dành quá nhiều thời gian để tìm kiếm nội dung. Trên thực tế, McKinsey ước tính rằng các nhóm dành 20% thời gian trong tuần làm việc của họ để tìm kiếm tài liệu nội bộ hoặc đồng nghiệp để trợ giúp các công việc cụ thể!