Nhân viên hoạt động tốt tại các công ty sẽ góp phần lớn vào sự thành công của công ty. Thông thường, bạn cần thúc đẩy nhân viên để làm được điều này, một chiến lược được gọi là quản lý hiệu suất có thể giúp bạn thực hiện dễ dàng hơn. Nó có tất cả từ việc sắp xếp các mục tiêu, tạo ra các kế hoạch hành động, hỗ trợ quá trình khen thưởng và thành tích. Khi thực hiện đúng, nhân viên của bạn sẽ biến thành những người hàng đầu và doanh nghiệp của bạn sẽ được thúc đẩy trong nhiều lĩnh vực.

Trước khi tìm hiểu các bước thực hiện quản lý hiệu suất, chúng ta hãy xem lại định nghĩa về quản lý hiệu suất là gì?

Quản lý hiệu suất là gì?

Quản lý hiệu suất là một loạt các quy trình được thiết kế để hướng dẫn hiệu suất của nhân viên tại nơi làm việc. Trong quá trình quản lý hiệu suất, nhân viên và người quản lý làm việc cùng nhau để đặt mục tiêu và lên kế hoạch làm thế nào để đáp ứng chúng. Sau đó, nhân viên thực hiện kế hoạch trong khi người quản lý hướng dẫn và đánh giá chúng.

Một quy trình quản lý hiệu suất hiệu quả không chỉ đơn giản là một hệ thống thẩm định hàng năm mà là một quy trình hợp tác đang diễn ra. Khi được thực hiện đúng, nó cải thiện hiệu suất cá nhân và tổ chức.

Quy trình quản lý hiệu suất là gì?

Quy trình quản lý hiệu suất tuân theo bốn bước chính: lập kế hoạch, huấn luyện, đánh giá và khen thưởng. Các bước này tạo thành một chu trình liên tục được gọi là chu trình quản lý hiệu suất.

Quá trình quản lý hiệu suất là cả chiến lược và hệ thống. Nó kết hợp cả các thành phần bằng lời nói và bằng văn bản xảy ra trong suốt cả năm.

Mặc dù quy trình quản lý hiệu suất là theo chu kỳ, nhưng trên thực tế, nó có bốn giải pháp / kết quả ‘có thể hành động’:

Huấn luyện: là khi người quản lý đưa ra hướng dẫn nhân viên về cách thực hiện tốt hơn.

Phần thưởng: là một cách để nhân viên của bạn được công nhận hoặc một số phần thưởng hữu hình khác để cải thiện hiệu suất tốt.

Sửa lỗi hành động: là tất cả hành động để cải thiện hiệu suất kém, đôi khi có hậu quả (ví dụ: một kế hoạch cải tiến hiệu suất).

Chấm dứt: xảy ra khi không có sự cải thiện hoặc rất ít từ một nhân viên.

Mục tiêu quản lý hiệu suất

Mục tiêu của quy trình quản lý hiệu suất là giúp nhân viên đạt được các kỹ năng họ cần để thực hiện tốt công việc của họ và đạt được mục tiêu của họ. Làm thành công như vậy cũng góp phần đạt được các mục tiêu kinh doanh tương ứng.

Một cách để hình dung điều này là thông qua bán hàng. Nếu nhóm bán hàng của bạn đạt được các mục tiêu quản lý hiệu suất và đóng nhiều giao dịch hơn mỗi tháng, thì công ty sẽ kiếm được nhiều doanh thu hơn.

Để quy trình quản lý hiệu suất có hiệu quả, bạn cần thực hiện nhiều hơn là giúp đặt kỳ vọng — bạn cần thực hiện.

Mục tiêu quản lý hiệu suất sẽ giúp thiết lập kỳ vọng hiệu suất rõ ràng cho nhân viên. Nó cũng nên làm nổi bật những gì họ có thể đạt được bằng cách đáp ứng các mục tiêu này, chẳng hạn như bồi thường, phần thưởng hoặc chương trình khuyến mãi.

>> Các phương pháp đánh giá nhân viên hiệu quả

>> Dấu hiệu của một môi trường làm việc độc hại và cách giải quyết

>> KPI trong L&D, chỉ số đo lường hiệu quả đào tạo

Tại sao quản lý hiệu suất nhân viên quan trọng?

Một quy trình quản lý hiệu suất hiệu quả cung cấp nhiều lợi thế cho tất cả. Dưới đây là một số lý do chính khiến thời gian đầu tư vào quản lý hiệu suất của nhân viên được đền đáp:

Tăng cường sự tham gia và động lực của nhân viên

Người quản lý có thể sử dụng phản hồi liên tục trong 1: 1 và hiệu suất để thúc đẩy và thu hút nhân viên. Một cách để làm điều này là giúp nhân viên của bạn hiểu cách công việc của họ phù hợp với các mục tiêu của công ty.

Hãy tưởng tượng một trong những bài viết của bạn đang nhận được điểm SEO thực sự cao trên Google. Vì điều này, rất nhiều người đang truy cập trang web của bạn. Bạn có thể sử dụng cơ hội này để cung cấp phản hồi cho nhân viên đó và cho họ biết họ đang giúp đỡ toàn bộ doanh nghiệp như thế nào. Do đó thấm nhuần ý thức về mục đích trong nhà văn giúp thúc đẩy sự tham gia tích cực.

Hỗ trợ phát triển nghề nghiệp

Phát triển nghề nghiệp là một khuôn khổ để giúp hướng dẫn một nhân viên đạt được công việc lý tưởng của họ. Bạn có thể truyền quy trình quản lý hiệu suất của mình với các chiến lược phát triển nghề nghiệp hoặc thực hiện chúng cạnh nhau.

Một ví dụ về điều này là sử dụng các đánh giá hiệu suất để giúp bạn xác định điểm mạnh, điểm yếu và nguyện vọng của nhân viên. Sau đó, sử dụng kiến thức / dữ liệu đó để lên kế hoạch hỗ trợ phát triển nghề nghiệp của họ.

Đưa ra phản hồi về các đánh giá là một cách khác để sử dụng cả hai thực tiễn. Trong quá trình đánh giá, các nhà quản lý có thể đặt câu hỏi phát triển nhân viên. Những câu hỏi này giúp các nhà quản lý hiểu rõ hơn nhu cầu và nguyện vọng của nhân viên. Các nhà quản lý sau đó có thể tư vấn cho họ về việc xây dựng các kỹ năng phù hợp để đạt được chúng.

Một chương trình phát triển nghề nghiệp mạnh mẽ cũng có thể giúp bạn thu hút và giữ chân những tài năng hàng đầu. 41% nhân viên nói rằng đào tạo là một yếu tố quyết định trong việc họ ở lại hay rời bỏ công việc của họ.

Làm cho sự phát triển nghề nghiệp trở thành một phần của quy trình quản lý hiệu suất của bạn thậm chí có thể giúp bạn giữ được tài năng hàng đầu. Nhân viên muốn có cơ hội phát triển và 76% sẵn sàng gắn bó với một công ty mang lại cho họ điều đó.

Xác định nhu cầu đào tạo

Các cuộc thảo luận đang diễn ra trong quá trình quản lý hiệu suất là cách tốt nhất để các nhà quản lý và nhân viên xác định chính xác nhu cầu phát triển.

Đánh giá hàng năm, phản hồi 360 độ và các cuộc họp 1: 1 đều giúp xác định các kỹ năng hoặc lỗ hổng kiến thức. Sau khi được xác định, người quản lý có thể điều chỉnh hoặc sửa đổi các chương trình học tập và phát triển.

Có một số cách để làm điều đó, một là thông qua phần mềm đào tạo nhân viên. Bạn có thể sử dụng Acabiz để tùy chỉnh nội dung khóa học và tạo các lộ trình học tập được cá nhân hóa để giúp nhân viên của bạn phát triển sự nghiệp mà họ muốn. Đặc biệt, phòng L&D có thể sử dụng trợ lý đào tạo AI giups xây dựng chương trình đào tạo một cách chi tiết nhất, tiết kiệm thời gian và công sức.

>> Phương pháp khen thưởng cho nhân sự xuất sắc cuối năm

>> Top 6 kỹ năng lãnh đạo giúp bạn thăng tiến trong công việc

>> Hướng dẫn cách tạo OKRs cá nhân với 6 bước đơn giản

Cho phép các quyết định dựa trên dữ liệu

Nhiều công cụ hiện đại có sẵn mà bạn có thể sử dụng để thu thập dữ liệu về nhân viên và hiệu suất của họ. Dữ liệu hiệu suất giúp các nhà quản lý dễ dàng đánh giá khách quan, công bằng hơn về hiệu suất nhân viên và đưa ra quyết định sáng suốt về các bước tiếp theo.

Kết quả kinh doanh

Một hệ thống quản lý hiệu suất hiệu quả liên kết trực tiếp các mục tiêu của nhân viên với các mục tiêu kinh doanh. Khi một nhóm và một doanh nghiệp phù hợp, họ tạo thành một mối quan hệ gần như cộng sinh, nơi cả hai cùng phát triển vì nhau.

Một chu trình quản lý hiệu suất là gì?

Chu trình quản lý hiệu suất là một khung hướng dẫn phát triển nhân viên và hỗ trợ người quản lý.

Mặc dù các bước cụ thể có thể khác nhau, hầu hết các công ty đều tuân theo chu trình quản lý hiệu suất nhân viên bốn giai đoạn. Tất cả thường tuân theo một chuỗi các giai đoạn logic tương tự:

Quy hoạch

Lập kế hoạch liên quan đến việc thiết lập các mục tiêu, trách nhiệm rõ ràng và kỳ vọng cho giai đoạn thực hiện sắp tới. Các nhà quản lý giúp nhân viên đặt ra các mục tiêu thực tế nhưng đầy thách thức phù hợp với chiến lược của công ty. Các nhà quản lý và nhân viên cũng có thể xác định các lĩnh vực phát triển để tập trung vào.

Hành động

Trong giai đoạn này, nhân viên bắt đầu làm việc hướng tới các mục tiêu đã đề ra trong quá trình lập kế hoạch. Các nhà quản lý của họ theo dõi tiến trình của họ và đưa ra phản hồi, đào tạo hoặc huấn luyện. Điều này giúp sắp xếp các hoạt động với các mục tiêu và để giải quyết bất kỳ khoảng trống hiệu suất hoặc trở ngại nào phát sinh.

Đánh giá và xếp hạng

Đánh giá hiệu suất chính thức xảy ra tại các khoảng thời gian cụ thể, thường là một hoặc hai lần mỗi năm. Điều này bao gồm tự đánh giá, đánh giá của người quản lý và phản hồi.

Tiến độ được theo dõi dựa trên các mục tiêu đã thống nhất. Nếu cần, các kế hoạch phát triển mới được thực hiện hoặc các kế hoạch hiện có được thay đổi.

Phần thưởng

Dựa trên các đánh giá thường xuyên và theo dõi hiệu suất, những người có thành tích làm việc hàng đầu có thể nhận được các phần thưởng như tăng lương, tiền thưởng hoặc chương trình khen thưởng khác.

Những người làm việc không hiệu quả có thể trải qua hành động mang tính xây dựng như được đưa vào các kế hoạch cải thiện hiệu suất, trong khi những người luôn hoạt động kém hiệu quả có thể phải đối mặt với việc chấm dứt hợp đồng lao động.

>> Cách phân tích nhu cầu đào tạo (TNA) chuẩn xác trong doanh nghiệp

>> Lợi ích của phần mềm đào tạo nhân sự cho Doanh nghiệp trong thời đại 4.0

>> 5 chỉ số hiệu suất chính của nhân viên để theo dõi

Quy trình quản lý hiệu suất: Các bước và các yếu tố chính là gì?

Bước 1: Lập kế hoạch

Bước một là lập kế hoạch và thiết lập mục tiêu.

Trong giai đoạn lập kế hoạch, người quản lý và nhân viên làm việc cùng nhau để quyết định cách đo lường hiệu suất của nhân viên và lập kế hoạch làm thế nào để đến đó.

Khi đặt mục tiêu, các nhà quản lý nên cung cấp bối cảnh về chiến lược và ưu tiên của công ty. Sau đó, họ có thể xác định các mục tiêu có ý nghĩa với nhau.

Các tiêu chí hiệu suất nên được cấu trúc như các mục tiêu SMART:

Cụ thể. Mục tiêu nên được xác định rõ ràng kết quả mong muốn.

Đo lường được. Bao gồm các mục tiêu có thể định lượng và KPI để theo dõi tiến trình.

Có thể đạt được. Các mục tiêu nên mở rộng khả năng nhưng vẫn thực tế và có thể đạt được.

Có liên quan. Mục tiêu phải phù hợp với chiến lược và ưu tiên của tổ chức.

Thời gian giới hạn. Thời hạn tạo ra trách nhiệm và hành động kịp thời.

Bước 2: Giám sát

Giai đoạn thứ hai thường được gọi là giám sát. Đây là thời gian khi nhân viên làm công việc của họ và người quản lý theo dõi công việc của họ. Tuy nhiên, người quản lý cũng có nhiều trách nhiệm để xử lý trong giai đoạn này. Trách nhiệm của người quản lý là đảm bảo rằng nhân viên có sự giúp đỡ và công cụ họ cần để thực hiện kế hoạch.

Một nhiệm vụ khác của quy trình quản lý hiệu suất là kiểm tra thường xuyên với nhân viên, lý tưởng là cứ sau hai tuần hoặc mỗi tháng. Nó giúp dự đoán các vấn đề tiềm năng trước khi chúng trở thành vấn đề lớn.

Bước 3: Xem xét và xếp hạng

Đánh giá hiệu suất là nơi các nhà quản lý và nhân viên nên có những cuộc trò chuyện sâu sắc, hiệu quả. Thông thường, các cuộc thảo luận này xoay quanh hiệu suất, phát triển và khát vọng nghề nghiệp.

Một số thực hành tốt nhất để đánh giá hiệu suất sâu sắc:

Đảm bảo là một cuộc đối thoại hai chiều, không phải là đánh giá từ trên xuống.

Thảo luận về các cơ hội và đào tạo có thể giúp nhân viên phát triển và phát triển vai trò của họ.

Cung cấp phản hồi cân bằng về sức mạnh và các lĩnh vực cần cải thiện.

Dự thảo một kế hoạch hành động cho các khu vực phát triển.

Theo dõi thường xuyên sau khi xem xét để kiểm tra tiến độ về các mục tiêu phát triển.

Ngoài ra, xếp hạng là một cách tuyệt vời để chuẩn hóa hiệu suất đo. Nó cho phép đánh giá khách quan, trong khi đảm bảo tính nhất quán trong toàn tổ chức.

Việc gán một giá trị số cho các đánh giá cho phép các nhà quản lý thiết lập các điểm chuẩn rõ ràng về hiệu suất và giúp nhân viên hiểu rõ về sự tiến bộ của họ.

Bước 4: Thưởng

Nếu một nhân viên luôn đáp ứng và vượt quá mục tiêu của họ, họ sẽ được khen thưởng.

Trên thực tế, nhân viên sẽ nhiệt tình tham gia hơn khi họ nhận được sự công nhận cho những nỗ lực của mình. Do đó, để các công ty thực hiện hiệu quả quy trình quản lý hiệu suất như một cách tiếp cận chiến lược, bước cuối cùng phải bao gồm sự công nhận có ý nghĩa.

Phần thưởng hoạt động tốt khi được liên kết chặt chẽ với hiệu suất và đóng góp thực tế. Khi có một mối tương quan rõ ràng giữa hiệu suất và phần thưởng theo thời gian, nó sẽ thúc đẩy thành tích liên tục.

Có hai loại phần thưởng để xem xét:

- Phần thưởng tiền tệ như tiền thưởng và tăng cho nhân viên thấy những nỗ lực của họ được coi trọng theo những cách hữu hình.

- Phần thưởng phi tiền tệ như thời gian nghỉ thêm, nhiệm vụ đặc biệt, công nhận trong công ty và cơ hội phát triển cũng giúp thúc đẩy nhân viên.

Cung cấp phần thưởng công khai đôi khi có thể thêm ý nghĩa cho thành tích. Sự công nhận từ mọi người trong công ty cũng giúp củng cố sự ảnh hưởng của thành tích mà nhân viên đó đạt được, trong khi lời khen ngợi từ các nhà lãnh đạo theo những cách có thể nhìn thấy nhấn mạnh niềm tự hào trong một công việc được thực hiện tốt.