MẪU KẾ HOẠCH LÀM VIỆC ĐƠN GIẢN CHO CÁC DỰ ÁN 2021 CỦA BẠN

Nếu bạn đang chuẩn bị tung ra sản phẩm hoặc lập kế hoạch dài hạn, kế hoạch làm việc có thể giúp bạn hiểu đầy đủ về một dự án. Lập một kế hoạch làm việc bằng văn bản khuyến khích bạn suy nghĩ về những gì bạn muốn đạt được và chia dự án thành các phần nhỏ hơn.

Trong bài viết này, Acabiz đề cập đến ba loại kế hoạch làm việc phổ biến nhất và các bước bạn có thể thực hiện để tạo một kế hoạch làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp hoặc dự án sắp tới của bạn.

Kế hoạch làm việc là gì?

Một kế hoạch làm việc thực chất là một kế hoạch quản lý dự án với tên gọi khác. Khi được thực hiện đúng cách, kế hoạch làm việc của bạn sẽ trình bày rõ ràng và phác thảo các bước cần thiết để đạt được mục tiêu cuối cùng ở cấp phòng ban hoặc cấp công ty bằng cách đưa ra các mốc quan trọng, giao hàng, nguồn lực, yêu cầu ngân sách và tiến trình để kết hợp tất cả lại với nhau.

Nếu bạn có một dự án phức tạp, hãy tạo kế hoạch làm việc tùy chỉnh của riêng bạn. Nếu bạn hiểu rõ về dự án của mình và những gì bạn cần để thành công, thì một mẫu kế hoạch làm việc có thể tiết kiệm thời gian, vì bạn sẽ bổ sung các nhiệm vụ, thành viên nhóm, mục tiêu và tiến trình. 

Kế hoạch bao gồm:

- Đặt mục tiêu và mục tiêu

- Thiết lập trách nhiệm của nhóm

- Thiết lập tiến trình dự án

- Lập ngân sách

Làm việc cẩn thận qua các bước này trước khi bắt đầu một dự án lớn có thể làm rõ trách nhiệm của các thành viên trong nhóm, giảm khả năng bạn vượt quá ngân sách và tăng khả năng đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian quy định.

>> 6 chiến lược phát triển thương hiệu cho công ty Start Up

>> OKRs và MBO -  Phân biệt hai phương pháp quản lý trong doanh nghiệp

Tại sao bạn cần một kế hoạch làm việc?

Kế hoạch làm việc của bạn sẽ đóng vai trò là lộ trình của bạn cho toàn bộ dự án. Nó không chỉ giúp bạn và nhóm của bạn có tổ chức mà còn đảm bảo rằng bạn nhận được sự ủng hộ từ các bên liên quan chính, các bộ phận liên quan, các nhà lãnh đạo chịu trách nhiệm giải trình / rủi ro liên quan, v.v.

Ngoài ra, nó giúp quản lý các kỳ vọng ở cả cấp độ bên liên quan cũng như cấp độ quản lý và thành viên trong nhóm — tất cả mọi người bắt đầu bằng chân phải cũng có cơ hội tốt hơn để đạt được bằng chân phải.

Xác định loại kế hoạch làm việc của bạn

Bạn có thể tạo một số kế hoạch làm việc và loại có thể ảnh hưởng đến các chi tiết cụ thể mà bạn đưa vào tài liệu. Các kế hoạch phổ biến là:

Kế hoạch làm việc của nhân viên

Các cá nhân và nhóm nhỏ thường sử dụng các kế hoạch này để giúp lập kế hoạch chiến lược dài hạn hoặc khởi động các dự án. Các kế hoạch này có thể bao gồm:

- Mục tiêu của dự án

- Ngân sách dự kiến

- Vật liệu và chi phí cần thiết cho dự án

- Một tiến trình ước tính để hoàn thành

Ví dụ, một nhóm tiếp thị có thể lập một kế hoạch làm việc cho một chiến dịch quảng cáo truyền hình mới. Mục tiêu của họ có thể bao gồm tăng doanh số bán hàng lên 25% và lưu lượng truy cập trang web lên 15%. Họ cũng có thể liệt kê các vai trò của từng thành viên trong nhóm, chẳng hạn như viết bản quảng cáo hoặc liên hệ với các mạng truyền hình và ngày đến hạn cho mỗi thành viên.

Quản lý kế hoạch làm việc

Tương tự như kế hoạch của nhân viên, kế hoạch làm việc này có phạm vi lớn hơn và có thể bao gồm:

- Lợi ích của kế hoạch sẽ có đối với doanh nghiệp

- Danh sách chi tiết về chi phí và ngân sách liên quan đến dự án

- Số liệu thống kê cho thấy doanh nghiệp sẽ tăng lên như thế nào nhờ dự án

Ví dụ, người quản lý trong bộ phận tiếp thị có thể lập một kế hoạch chiến lược hàng quý. Các mục tiêu có thể bao gồm tăng doanh số bán hàng trực tuyến lên 20%, liệt kê các mục tiêu như khởi chạy chiến dịch Google AdWords và thuê chiến lược gia SEO để tăng khả năng hiển thị trực tuyến. Nó có thể bao gồm một ngân sách chi tiết và số liệu thống kê và thông tin về tăng trưởng hàng tháng.

Kế hoạch làm việc của chủ doanh nghiệp

Tương tự như kế hoạch kinh doanh, kế hoạch làm việc cho chủ doanh nghiệp có thể có nhiều yếu tố giống với kế hoạch cho nhân viên hoặc người quản lý. Các kế hoạch công việc này cũng sẽ bao gồm nghiên cứu thị trường và các dự kiến ​​dài hạn.

Ví dụ: chủ sở hữu tại một công ty Thương mại điện tử có thể lập một kế hoạch kinh doanh bao gồm các mục tiêu hàng năm như tăng 25% lợi nhuận ròng, với các mục tiêu cụ thể về cách hoàn thành điều đó. Tuy nhiên, nó cũng có thể bao gồm nghiên cứu thị trường về các xu hướng thị trường hiện tại và kế hoạch khám phá các cơ hội mới để tạo doanh thu.

Cách lập kế hoạch cho công việc

1. Đặt mục tiêu và mục tiêu.

Bước đầu tiên để lập một kế hoạch làm việc là đặt ra các mục tiêu và mục tiêu rõ ràng. Các mục tiêu của bạn nên tập trung vào bức tranh lớn và các mục tiêu phải cụ thể và hữu hình. Ví dụ: nếu bạn đang tung ra một sản phẩm mới, mục tiêu có thể là thu hút 50.000 người đến trang web trong 12 tháng tới. Mục tiêu cho mục tiêu đó có thể là khởi chạy một chiến dịch truyền thông xã hội mới.

2. Thiết lập trách nhiệm của nhóm.

Khi bạn đã xác định được các mục tiêu, hãy chỉ định các thành viên trong nhóm thúc đẩy các sáng kiến ​​đó. Nếu bạn chỉ định một nhóm để hoàn thành các mục tiêu cá nhân, hãy chỉ định một người lãnh đạo để giữ cho nhóm đi đúng hướng. Nếu dự án lớn và phức tạp với nhiều nhóm, hãy chỉ định các mức phân cấp. Ở đây, một trưởng nhóm có thể giám sát nhiều trưởng nhóm, chỉ họp với những cá nhân đó và tập trung vào tiến độ tổng thể để giữ cho một dự án hoạt động theo đúng tiến độ.

>> Chiến lược xây dựng marketing là gì? Các bước xây dựng chiến lược marketing từ A đến Z

>> Thế nào là một môi trường làm việc lý tưởng cho nhân viên

3. Đặt các mốc thời gian của dự án.

Thời gian biểu là điều cần thiết để giữ các thành viên trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ và giảm chi phí. Nếu bạn có một khoảng thời gian nhất định để đạt được mục tiêu của mình, bạn có thể thay đổi chiến lược nhanh hơn nếu bạn thấy cơ hội để sử dụng một cách tiếp cận hiệu quả hơn.

Cân nhắc sử dụng các nguyên tắc SMART để tạo ra các mục tiêu và mục tiêu kế hoạch làm việc của bạn. SMART là viết tắt của:

- Cụ thể:  Mục tiêu, mục tiêu và các bước hành động của bạn phải rõ ràng và cụ thể.

- Có thể đo lường:  Cần dễ dàng thấy rõ rằng mục tiêu hoặc mục tiêu của bạn đã được hoàn thành. 

- Có thể đạt được: Mục tiêu và mục tiêu của bạn phải là thứ mà nhóm của bạn có thể hoàn thành một cách thực tế trong khung thời gian được chỉ định.

- Có liên quan: Mục tiêu, mục tiêu và nhiệm vụ phải phù hợp với các giá trị và mục tiêu dài hạn của bạn.

- Có thời hạn: Kế hoạch của bạn nên có một ngày kết thúc thực tế có thể giúp bạn ưu tiên thời gian của mình.

4. Lập ngân sách

Việc lập ngân sách phải được thực hiện vào cuối quá trình này, vì một phần của kế hoạch có thể bao gồm việc nhận báo giá từ các nhà cung cấp bên thứ ba. Ngân sách nên chia nhỏ chi phí của từng mục tiêu và phân bổ ngân sách khác nhau cho các nhóm riêng lẻ. Mỗi khi một nhóm đạt được một mốc quan trọng mới hoặc hoàn thành một mục tiêu, bạn sẽ có thể xem xét ngân sách của mình và xác định xem nhóm có đủ ngân sách hay không. Nếu không, bạn có thể phân bổ nguồn lực từ các khu vực khác hoặc có thể tăng ngân sách. Một kế hoạch làm việc chi tiết sẽ cho phép bạn dễ dàng biết được đâu là nơi cần thêm tiền và những vấn đề trong chi tiêu có thể nằm ở đâu.

Ví dụ về kế hoạch làm việc

Sau đây là một ví dụ về kế hoạch làm việc cho bộ phận marketing.

Giới thiệu

Trong năm qua, doanh số bán hàng vẫn ổn định nhưng tăng trưởng chậm lại. Chúng tôi muốn doanh số bán hàng tăng 15% trong ba tháng tới, với 25% là lý tưởng hơn. Khách hàng đã bày tỏ rằng họ muốn xem thêm các email thông báo về doanh số bán hàng trực tuyến và sản phẩm mới. Chiến lược hơn với các chiến dịch email của chúng tôi và nỗ lực phát triển danh sách email sẽ giúp chúng tôi đạt được mục tiêu của mình.

Mục tiêu

Tăng lợi nhuận lên 15% trong vòng ba tháng.

Mục tiêu

- Khởi động chiến dịch xây dựng danh sách email trong đó chúng tôi cung cấp phiếu thưởng để đổi lấy địa chỉ email.

- Khởi động chiến dịch tiếp thị trên mạng xã hội để tăng lưu lượng truy cập trang web và phát triển danh sách của chúng tôi nhanh hơn.

- Khởi động chiến dịch tiếp thị lại trên mạng xã hội để nhắm mục tiêu bất kỳ ai đã truy cập trang web trong 90 ngày qua.

- Tạo lịch ba tháng cho các chiến dịch email và quảng cáo sản phẩm.

Thời gian

- 15 tháng 9: Mục tiêu 1-3

- Ngày 7 tháng 9: Mục tiêu 4

Tài nguyên

Ngân sách quảng cáo $ 5.000

Trách nhiệm của nhóm

- Minh và Tú: Lập kế hoạch chiến dịch email

- Mai: Thiết kế đồ họa và bản tin

- Ngọc: Tạo bản sao cho các chiến dịch quảng cáo

Chiến lược

- Đặt mỗi vụ nổ email sắp tới trên lịch.

- Tạo lịch với các chương trình khuyến mãi sản phẩm và phân phối nó trên toàn công ty.

- Thiết kế tối thiểu năm đồ họa cho mỗi chiến dịch quảng cáo cụ thể, sẽ bao gồm một chiến dịch nhắm mục tiêu khách hàng tiềm năng cũng như một chiến dịch nhắm mục tiêu lại.

- Thiết lập email trả lời tự động để gửi bản tin với mã phiếu giảm giá khi đăng ký.

- Yêu cầu các nhà phát triển web thiết lập cửa sổ bật lên để chọn tham gia email.

- Trao đổi với nhau về trạng thái hai lần mỗi tuần.

Đăng ký nhận tư vấn dùng thử nền tảng đào tạo nhân sự

(nhận 10 khóa học đào tạo nhân sự)