“BỎ TÚI” CÁCH QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ TRONG CÔNG VIỆC

Bạn có 24h một ngày và bạn đã quản lý quỹ thời gian đó như thế nào? Có khi nào bạn cảm thấy mình có quá ít thời gian để có thể hoàn thành công việc trong một ngày? Bạn có đang lãng phí thời gian của mình vào những việc không cần thiết? Không biết cách quản lý thời gian rất dễ khiến cho bạn dễ rơi vào tình trạng quá tải, áp lực trong công việc, khiến cho kết quả công việc không đạt được kết quả tốt nhất.

Chính vì vậy, để giúp cho bạn tối ưu thời gian làm việc, đồng thời đưa ra giải pháp để bạn có thể cân bằng công việc với cuộc sống hằng ngày, cùng Acabiz “bỏ túi” các cách quản lý thời gian hiệu quả trong công việc trong bài viết dưới đây.

1. Vạch ra mục tiêu rõ ràng

Việc bạn cần làm đầu tiên đó chính là vạch ra các mục tiêu cần phải đạt được trong ngày một cách rõ ràng, chi tiết. Một khi đã vạch ra được mục tiêu cần làm và từng bước thực hiện các phương pháp phù hợp để hoàn thành mục tiêu đã đề ra, bạn sẽ nhanh chóng vượt qua sự lười biếng và trì hoãn những công việc do tâm lý “sợ việc” gây nên.

Thông qua 7 bước cơ bản dưới đây, bạn hãy ghi ra giấy tất cả những mục tiêu cần đạt được trong ngày:

- Chỉ ra rõ các mục tiêu

- Tự tạo cho mình thói quen viết ra các mục tiêu và kế hoạch

- Đưa ra thời gian cần hoàn thành các mục tiêu

- Ghi ra những phương án, việc cần tiến hành để hoàn thành mục tiêu

- Biến những việc cần làm thành thực tiễn hành động

- Tập trung làm việc và nỗ lực hoàn thành công việc trong khả năng của mình

- Cam kết với bản thân phải hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu mình đặt ra.

2. Lên kế hoạch công việc cụ thể

Thực tế chỉ ra rằng, thực hiện mục tiêu sẽ đi đến kết quả thất bại nếu như bạn không lập ra kế hoạch hành động cụ thể. Để có thể thực hiện mục tiêu theo đúng hướng và đạt kết quả như mong đợi hãy bắt tay vào lập kế hoạch trước khi hành động ngay bây giờ. Liệt kê và sắp xếp các mục cần làm theo mốc ngày, tháng, năm cụ thể để bạn có thể từng bước giải quyết từng việc từ đơn giản đến phức tạp, cách này sẽ giúp bạn không bị rơi vào một “mớ bòng bong” công việc mà chẳng dẫn tới kết quả nào cả.

Thời điểm tốt nhất để bạn lên kế hoạch đó buổi tối, khi ấy đầu óc và tiếm thức của bạn sẽ thực sự tập trung và giúp định hướng, sắp xếp các phần công việc một cách tối ưu. Hãy nhớ rằng, đừng để một ngày mới bắt đầu mà bạn chưa hề có kế hoạch nào cả.

3. Áp dụng quy tắc Pareto 80/20

Bạn cũng có thể tìm hiểu và áp dụng quy tắc Pareto 80/20 để quản lý thời gian hiệu quả. Cụ thể với quy tắc này, đối với bất cứ việc gì bạn cũng cần xác định 20% những việc quan trọng và 80% còn lại cho những việc ít quan trọng hơn. Đừng nghĩ rằng cứ làm càng nhiều việc là càng tốt vì cuối cùng kết quả công việc ra sao mới là cái bạn và người khác quan tâm, chính vì vậy mà hãy xác định ra các nhiệm vụ quan trọng chiếm 20% nhưng lại quyết định đến 80% kết quả của toàn bộ công việc.

Tuy nhiên, để áp dụng thành công quy tắc, bạn phải dành thời gian và nỗ lực để hoàn thành 20% nhiệm vụ quan trọng này. Hoàn thành những khó khăn bước đầu thì các phần việc về sau bạn cũng có thể giải quyết một cách nhanh chóng, dễ dàng hơn rất nhiều.

4. Dự đoán kết quả đạt được

Để xác định được các cấp độ quan trọng của các phần việc, mục tiêu hay hành động mình cần phải làm và đưa ra thời hạn hoàn thành dự kiến thì bạn nên dự đoán kết quả cuối cùng. Việc dự đoán này sẽ giúp bạn có động lực làm việc, đồng thời tránh khỏi các thất bại không đáng có và có những giải pháp điều chỉnh đúng hướng.

5. Ứng dụng ma trận quản lý thời gian

Để quản lý thời gian hiệu quả trong công việc, nhiều cá nhân cũng có thể tham khảo ma trận quản lý thời gian với các mục tiêu theo trình tự cụ thể:

- Quan trọng và khẩn cấp

- Quan trọng và không khẩn cấp

- Khẩn cấp và không quan trọng

- Không khẩn cấp và không quan trọng

Ứng dụng ma trận quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn chủ động xử lý mọi việc một cách linh hoạt, theo đúng kế hoạch và không bị quá tải, áp lực trong công việc. Và kết quả đạt được sẽ là hoàn thành mục tiêu mình đã đề ra.

6. Tập trung các lĩnh vực trọng yếu

Cần phải xác định rõ lĩnh vực trọng yếu trong công việc, mục tiêu của bạn là gì? Công việc đó có đúng chuyên môn, khả năng mà bạn có hay không? Điều này ảnh hưởng tối đa đến hiệu quả công việc bạn đang làm. Hãy tự đánh giá bản thân bằng sơ đồ SWOT để xác định các lĩnh vực trọng yếu rõ rang hơn.

7. Tập trung đem lại hiệu quả

Bạn có quá nhiều việc để làm và thời gian là không đủ để thực hiện hết những công việc đó? Vậy thì hãy tập trung làm những việc quan trọng trước mắt và chắc chắn thời gian sẽ có đủ để bạn hoàn thành cũng phần việc ấy. Hãy tự đặt 3 câu hỏi cho bản thân và trả lời:

Hoạt động nào của bạn có giá trị nhất?

Công việc nào chỉ mình có thể thực hiện và hoàn thành tốt nhất để tạo ra sự khác biệt?

Công việc nào là tốt nhất cho thời gian của tôi?

Xác định được câu trả lời cho những câu hỏi trên là bạn đã chỉ ra được trình tự ưu tiên cho các công việc mà bạn cần tập trung để hoàn thành.

8. Chuẩn bị kỹ trước khi tiến hành

Trước khi bắt tay vào làm việc và không trì hoãn công việc làm tốn nhiều thời gian nữa, bạn phải chuẩn bị mọi thứ thật sẵn sàng. Từ việc dọn dẹp sao cho không gian làm việc ngăn nắp, thoải mái, đến việc chuẩn bị trang thiết bị làm việc, tư liệu cần dung để khi bạn ngồi vào bàn làm việc là có thể tập trung cho đến khi công việc hoàn tất.

 

>> Những kỹ năng tạo nên nhân viên marketing chuyên nghiệp

>> 5 điều một nhân viên bán hàng cần biết

9. Thường xuyên học hỏi và trau dồi kỹ năng

Chủ động học hỏi, thường xuyên trau dồi kỹ năng, kiến thức chuyên môn công việc sẽ giúp bạn nâng cao năng lực, tự tin hơn về việc mình có thể hoàn thành mục tiêu đạt kết quả tốt nhất.

10. Phát triển và tận dụng tài năng cá nhân

Tự đánh giá bản thân bạn vượt trội và có tài năng ở lĩnh vực gì để biết cách tận dụng và phát triển các kỹ năng đặc biệt ấy vào công việc và từ đó là tạo ra những kết quả đặc biệt. “Có hai cách để thành công: làm những gì mình yêu và làm những gì mình giỏi.”

Acabiz hy vọng rằng những thông tin hữu ích được chia sẻ thông qua bài viết trên đây sẽ giúp các bạn lên kế hoạch và có cách quản lý thời gian hiệu quả trong công việc. Sự thành công từ quản lý thời gian sẽ là nền tảng để mỗi người có động lực làm việc, hoàn thành các mục tiêu đề ra với kết quả hơn cả mong đợi. Chúc các bạn thành công!

Đăng ký nhận tư vấn dùng thử nền tảng đào tạo nhân sự

(nhận 10 khóa học đào tạo nhân sự)