“BẬT MÍ” 5 ỨNG DỤNG LÀM VIỆC NHÓM HỮU ÍCH CHO DOANH NGHIỆP

Hoạt động làm việc nhóm luôn là một trong những cách triển khai công việc hiệu quả hơn so với làm việc cá nhân. Làm việc nhóm giúp cho doanh nghiệp ngày càng trở nên gắn kết để cùng hướng tới mục tiêu chung đó là sự thành công của tổ chức mình.

Tuy nhiên, trong cách thức làm việc nhóm vẫn tồn tại một số những vấn đề nan giải chưa thể tháo gỡ khiến cho nhiều nhà quản lý phải “đau đầu” tìm cách xử lý, đặc biệt là quy trình phân chia, giám sát tiến độ công việc của từng thành viên. Và để giúp các nhà quản lý giải quyết vấn đề đặt ra, nhiều ứng dụng làm việc nhóm đã ra đời và được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay nhằm tối ưu hóa hiệu quả, năng suất công việc.

Google Drive

Ứng dụng làm việc nhóm đầu tiên phải kể tới đó chính là Google Drive, nền tảng được phát triển bởi G Suite. Với dịch vụ quản lý công việc trên nền tảng đám mây, Google Drive cho phép từng thành viên trong nhóm dễ dàng đăng tải, lưu trữ, chỉnh sửa, chia sẻ và tìm kiếm files chỉ trên một nền tảng duy nhất. Đặc biệt là các dữ liệu từ Sheets, Google Docs hay Slide, …

Không chỉ giúp bạn nhanh chóng theo dõi được các thông tin, dữ liệu công việc của nhóm. Google Drive còn cho phép chủ sở hữu có quyền thêm và xóa thành viên trong nhóm, trao quyền xem/nhận xét/chỉnh sửa cho từng files nhất định. Tính năng này giúp cho nhà quản lý chuyên môn hóa và phân chia quyền công việc một cách đơn giản hơn.

Google Drive là ứng dụng làm việc nhóm phổ biến bởi có thể hoạt động trên rất nhiều các thiết bị từ máy tính đến điện thoại có sử dụng phần mềm windows, iOS, android,…và cả khi bạn không có internet cũng có thể sử dụng. Điều này giúp cho mọi người trong nhóm có thể tiếp cận thông tin và làm việc với dữ liệu mọi lúc, mọi nơi.

Ngoài ra, Google Drive còn mang tới rất nhiều lợi ích đa dạng cho người dung như:

- Tương thích với hơn 100 loại files

-Lưu trữ files trong drive ngay cả khi thành viên rời nhóm

-Hệ thống bảo mật dữ liệu an toàn với DLP và Google Vault.

- Dễ dàng tìm kiếm files thông qua machine learning.

- Hạn chế rủi ro bị mất và chống download dữ liệu thông tin công việc.

Producteev

Không phải là một nền tảng lưu trữ dữ liệu khổng lồ như Google Drive, ứng dụng làm việc nhóm Producteev nổi trội với chức năng kiểm soát tiến độ làm việc và trò chuyện, bình luận trực tiếp trên nền tảng này.

Có thể thấy, phần mềm Producteev đã cố gắng đơn giản hóa tính năng thấp nhất có thể để giúp người sử dụng phát huy tối đa sự tập trung trong công việc, không bị gây xao nhãng bởi những chức năng không thật sự cần thiết. Ngoài ra, Producteev được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi ứng dụng này còn cung cấp chức năng gửi thông báo công việc cần triển khai. Điều này hỗ trợ nhà quản lý trong việc bao quát toàn bộ quá trình làm việc và nhanh chóng đánh giá kết quả theo khoảng thời gian nhất định.

Đề cao tính chất tập trung vào công việc nên có vẻ Producteev cũng bị đánh giá là một phần mềm nhàm chán. Để sử dụng ứng dụng làm việc nhóm này một cách hiệu quả, đội ngũ làm việc cũng cần kết hợp với các nền tảng khác như Google Drive để dễ dàng chia sẻ dữ liệu files cho nhau.

>> Bí quyết tìm quản lý giỏi cho doanh nghiệp

>> Ưu và nhược điểm khi làm việc từ xa

Databox

Databox cũng là một ứng dụng làm việc nhóm rất hữu ích cho doanh nghiệp. Không nổi trội với các tính năng về trao đổi thông tin, trò chuyện, phân quyền công việc, Databox là phần mềm ưu tiên cho các hoạt động báo cáo của đội ngũ nhà quản lý. Có thể coi Databox là một giải pháp tối ưu hóa giúp các cấp lãnh đạo giải quyết đống báo cáo một cách linh hoạt, tiết kiệm thời gian và công sức.

Nhà quản lý có thể tham khảo và sử dụng nhiều loại báo các khác nhau trên Databox như: Google Adwords, Googles Analytics, Facebook Ads, Saleforce, Hubspot, … Chỉ với một vài thao tác đơn giản giữa các board là bạn có thể theo dõi tất cả các số liệu, thông tin đã được tổng hợp một cách chi tiết và thực hiện quy trình báo cáo hiệu quả hơn.

Skype for Business

Đây là ứng dụng trò chuyện nhóm được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay. Thông qua Skype, cùng một lúc sẽ có hơn 250 người có thể tham gia, tiếp cận và theo dõi những thông tin công việc một cách nhanh chóng trong tổ chức của mình.

Với tính năng Web Scheduler, Skype cho phép người sử dụng đặt lịch họp trực tuyến một cách dễ dàng và nhắc nhở lịch họp tới từng thành viên có liên quan. Việc của người sử dụng lúc này đó là chỉ cần thao tác click chuột đơn giản là có thể tham gia cuộc họp đúng giờ, mọi lúc mọi nơi.

Hơn thế nữa, khi trao đổi dữ liệu files trên nền tảng Skype, hệ thông sẽ tự động lưu trữ: hình ảnh, files, links, … để tránh trường hợp người dùng bị thất lạc những thông tin quan trọng trong quá trình trao đổi công việc.

Một vài những lợi ích khác của Skype là:

- Lên lịch họp thông qua Outlook

- Dễ dàng chia sẻ màn hình làm việc

- Video và audio chia sẻ với chất lượng tốt nhất

- Tính năng sử dụng bảo ảo, khảo sát ý kiến và câu hỏi.

- Người sử dụng có thể ghi âm cuộc họp

- Bảo mật dữ liệu bằng mã hóa TLS và AES

NextCloud

Nếu như doanh nghiệp quan tâm đến tính năng bảo mật dữ liệu tốt thì hãy sử dụng ứng dụng làm việc nhóm NextCloud, một nền tảng tự lưu trữ dữ liệu vô cùng lý tưởng. Thông qua nền tảng này, dữ liệu sẽ được lưu trên server của riêng bạn nên có thể hạn chế tối đa những vấn đề về rò rỉ thông tin quan trọng của doanh nghiệp.

Đồng thời, NextCloud giúp cho các cấp lãnh đạo dễ dàng quản lý công việc của các thành viên nhóm hơn, bao gồm: files, emails, hoạt động, lịch ,…ngay trên cùng một nền tảng. Việc phân chia công việc được đơn giản hóa bằng cách gắn thẻ nhiệm vụ và chỉ định người thực hiện, hệ thống sẽ thông báo cho người được chỉ định để theo dõi và thực hiện công việc.

Và tất nhiên, những phần mềm này cũng cung cấp cho các thành viên tính năng làm việc cơ bản như tạo, chia sẻ dữ liệu, bình luận và chia sẻ thông tin, …

Những ứng dụng làm việc nhóm mà Acabiz liệt kê trên đây chỉ là một trong rất nhiều những ứng dụng làm việc nhóm khác được ưa chuộng và sử dụng phổ biến trên thế giới. Thế nhưng, nếu doanh nghiệp muốn sử dụng các phần mềm công việc này một cách hiệu quả thì hãy đánh giá xem đâu là những tính năng thực sự phù hợp với mô hình hoạt động và thói quen làm việc của các thành viên trong doanh nghiệp nhé!  

Đăng ký dùng thử nền tảng đào tạo AcaBiz

(nhận 10 khóa học đào tạo nhân sự)