Kỹ năng viết báo cáo chuyên nghiệp cho nhân viên

Kỹ năng viết báo cáo chuyên nghiệp sẽ giúp nhân viên có một bản báo cáo hoàn chỉnh, chuẩn xác và quan trọng hơn là giúp nhân viên đạt được mục đích báo cáo.

Kỹ năng viết báo cáo cực kỳ cần thiết đối với bất cứ nhân viên nào trong tổ chức, doanh nghiệp. Một bản báo cáo chuyên nghiệp không chỉ cần đáp ứng các yêu cầu về nội dung mà còn cần có các yếu tố về trình bày, ngôn ngữ được sử dụng trong báo cáo. Vậy làm thế nào để có bản báo cáo chuẩn xác? Hãy cùng Acabiz tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

Xác định đúng yêu cầu của báo cáo

Trước khi bắt tay vào viết báo cáo về kết quả triển khai kế hoạch làm việc của bạn trong thời gian qua, bạn cần chắc chắn là báo cáo viết về nội dung gì? Yêu cầu của cấp trên ra sao. Với các báo cáo có nội dung đặc thù, bạn có thể tham khảo trước một số báo cáo mẫu để có hướng báo cáo đầy đủ và chính xác nhất. Điều này khá quan trọng nếu bạn muốn có bản báo cáo chuyên nghiệp.

Kỹ năng viết báo cáo chuyên nghiệp cho nhân viên

Hãy cố gắng xác định đúng yêu cầu. Từ đó có được bản báo cáo giải quyết đúng vấn đề, tránh lan man, dài dòng, mất giá trị.

Xây dựng khung nội dung sơ lược

Sau khi đã hiểu thật rõ yêu cầu, bạn cần xây dựng nên khung nội dung sơ lược nhất. Hãy gạch ra những ý mà bạn muốn trình bày. Điều này sẽ giúp bạn tránh bỏ sót ý, đồng thời triển khai đúng định hướng ban đầu. Đây cũng là điều bạn cần đăng biệt chú ý nếu muốn trau dồi kỹ năng viết báo cáo.

Đánh giá kết quả công việc

Đầu tiên, hãy nêu ra các nhiệm vụ được giao, tổng kết lại công việc, kết quả, những thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực hiện. Đây là lúc bạn cần nhìn lại toàn bộ công việc. Hãy báo cáo một cách chi tiết nhất để người được báo cáo có thể hình dung được rõ ràng nhất cách thức bạn thực hiện các công việc đó. Hãy trung thực và nhìn thẳng vào vấn đề. Bạn có thể đưa thêm các quan điểm cá nhân cho cấp trên.

>> Các tiêu chí đánh giá nhân viên

Viết báo cáo chuyên nghiệp

Phân tích nguyên nhân và hướng khắc phục

Người có kỹ năng viết báo cáo chuyên nghiệp là người đưa đến được cái nhìn chi tiết nhất. Phân tích nguyên nhân chính xác là cách để người được báo cáo hiểu một cách sâu sắc nhất. Hãy đầu tư vào việc tìm ra nguyên nhân cho mọi việc. Tại sao lại thất bại? Tại sao lại phát sinh vấn đề đó? Từ đó, đưa ra hướng khắc phục bạn cho là tốt nhất. Hoặc có thể hỏi ý kiến cấp trên nếu bạn cho có hướng khắc phục khả thi.

Việc phân tích nguyên nhân và đưa ra hướng khắc phục cho thấy sự quan tâm sát sao của bạn đối với công việc. Người được báo cáo cũng sẽ nhận thấy được trách nhiệm và sự trung thực của bạn với công việc.

Đưa ra các đề xuất của bản thân

Nếu cần hỗ trợ vấn đề gì để có kết quả làm việc tốt hơn, hãy đừng ngại đề xuất. Việc bạn đề xuất không chỉ để thuận lợi hơn trong quá trình làm việc, hỗ trợ công việc đạt kết quả tốt hơn mà còn có thể hỗ trợ tổ chức, doanh nghiệp thay đổi tích cực trong nhiều khía cạnh.

Kỹ năng viết báo cáo

Chú ý diễn đạt trong báo cáo

Kỹ năng viết báo cáo chuyên nghiệp của bạn sẽ được thể hiện nhiều bởi hình thức thể hiện. Ngôn ngữ sử dụng trong báo cáo cần rõ ràng, mạch lạc, xúc tích, tránh dài dòng. Đặc biệt, không sử dụng những từ ngữ khoa trương, cầu kỳ, khó hiểu.

Cách trình bày cũng cần gọn gàng, phông chữ phù hợp, dãn dòng, khoảng cách chữ phù hợp, bố cục khoa học, logic, dễ hiểu.

Bản báo cáo chuyên nghiệp cũng đòi hỏi bạn cần chú ý đến các lỗi dù là nhỏ nhất như: đánh số thứ tự, chia các đầu mục nhỏ. Để thể hiện thông tin một cách dễ dàng hơn, bạn có thể sử dụng thêm các hình ảnh, bảng biểu, sơ đồ, các số liệu,… Cấp trên có thể chỉ nhìn vào bản báo cáo và đánh giá bạn có phải là người chỉnh chu trong công việc hay không.

Trên đây là những điều giúp bạn thể hiện kỹ năng viết báo cáo chuyên nghiệp của mình. Hãy nhớ, bản báo cáo với mục đích đưa thông tin công việc cho cấp trên, vì vậy hãy thể hiện chúng một cách chi tiết và dễ theo dõi nhất.

>> Kỹ năng lập kế hoạch để thành công trong mọi việc

>> Các kỹ năng mềm tạo nên một nhân viên cao cấp